P
Parteifähigkeit
Der Verein kann als juristische Person als Partei in Prozessen auftreten. Er kann Kläger oder Beklagter sein.
Passives Wahlrecht
Passivmitglied
Patronatskomitee
Ein Patronats- oder Matronatskomitee wird dann zusammengestellt, wenn es darum geht, einem Projekt oder Verein zu mehr Prestige und Öffentlichkeit zu verhelfen. Die Patronatsmitglieder müssen nicht im Verein Mitglied sein, sie stehen vor allem mit ihrem Namen für den Veranstaltungs- oder Organisationszweck ein. In der Regel erfüllen Patronatsmitglieder in erster Linie Repräsentationspflichten und sind selber nicht aktiv. Es ist gerade auch deshalb wichtig, ein Patronatskomitee regelmässig zu informieren und den Kontakt zu halten.
Pendenzenliste
Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen. Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).
Personalbeurteilung
Beschäftigt der Verein Angestellte, braucht es eine Regelung, wer mit ihnen die Mitarbeitergespräche führt, in denen die Leistung beurteilt und die Ziele für die nächste Periode festgesetzt werden. In der Regel sind die Vorgesetzten des Betriebs dafür zuständig. Ist dies der Vorstand selber, sollte diese Aufgabe nur von einer oder zwei Personen, die das Personalressort bilden, wahrgenommen werden. Die Leitungsperson des Betriebs wird vom Vorstand angestellt und beurteilt. Auch hier ist es sinnvoll, dass das Anstellungs- und Beurteilungsgespräch nur von einzelnen Vorstandsmitgliedern geführt wird.
Personalführung
Ist der Verein Träger eines Betriebs, so ist die Betriebsleitung für die Personalführung zuständig. Der Vorstand ist dennoch in seiner Rolle als Vorgesetzter und Arbeitgeber für die Leitung des Betriebs verantwortlich. Es ist sinnvoll, diese Aufgabe an ein Personalressort zu delegieren.
Personalwesen
Hat der Verein mehrere Angestellte, ist es sinnvoll, im Vorstand ein Ressort einzurichten, das für das Personalwesen, d. h. für die Regelungen von Personalfragen, zuständig ist. Die übergeordneten Fragen des Personalwesens müssen vom Vorstand im Grundsatz genehmigt werden, auch wenn es einen Betrieb mit Leitung gibt: Stellenbudget und Anforderungsprofile, Lohn- und Beförderungsreglemente, Qualifikationsmassnahmen, Urlaubs- und Weiterbildungsregelungen, Unterstellungen, Personalgespräche, Personaladministration inklusive Sozialversicherungen. Innerhalb dieser Rahmenbedingungen kann die Betriebsleitung ihre Führungsaufgabe gegenüber dem Personal erfüllen.
Personenbezogenheit
Vereine sind personenbezogene Organisationen. Im Mittelpunkt stehen Personen und nicht das Kapital wie z. B. bei den Stiftungen oder den Aktiengesellschaften.
Pflichtenheft
Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.
Politische Partei / Politischer Verein
Politische Parteien sind in der Schweiz meist als Vereine organisiert, da sich die demokratische Vereinsstruktur dafür sehr gut eignet. Die Parteien bestimmen in ihren Statuten, wer als Mitglied aufgenommen werden kann. Juristische Personen sind nicht vorgesehen. Im Gegensatz zu anderen Ländern müssen in der Schweiz politische Vereine nicht in einem öffentlichen Register eingetragen werden.
Portokosten
Je nach Art des Vereins machen die Ausgaben für Drucksachen und Versand einen grossen Posten in der Buchhaltung aus. Auch kleine Beträge sollen ordentlich erfasst und belegt werden.
Präsidentin, Präsident
Das wichtigste Vorstandsamt ist dasjenige der Präsidentin, des Präsidenten. Diese Person muss die Fäden in der Hand halten und dafür sorgen, dass der Vorstand arbeitsfähig ist und seine Aufgaben wahrnimmt. Aber sie muss keinesfalls alles selber tun. Sie hat die Übersicht über die laufenden Geschäfte und leitet die Vorstandssitzungen. Sie steht als Ansprechperson gegen aussen zur Verfügung und muss bei wichtigen Angelegenheiten den Verein vertreten. Gibt es eine Geschäftsstelle, ein Sekretariat oder einen Betrieb, so muss die Aufgabenteilung gegenüber der Öffentlichkeit gut abgesprochen werden. Die Präsidentin oder der Präsident wird von der Vereinsversammlung gewählt. Das Präsidium ist Teil des Gesamtvorstands, es ist in die Gesamtverantwortung eingebunden und hat nicht mehr Rechte als die anderen Vorstandsmitglieder.
Präsidium
Das Amt der Präsidentin, des Präsidenten wird Präsidium genannt. Es ist die Bezeichnung für die Funktion und nicht für die Person. Der Verein wird vom Vorstand und der Vorstand vom Präsidenten oder von der Präsidentin geführt. Die Statuten können auch ein Co-Präsidium vorsehen oder eine Kollektivleitung, d. h., die Präsidialfunktion wird von mehreren oder allen Vorstandsmitgliedern kollektiv wahrgenommen.
Pressemappe
Für ausserordentliche Anlässe — und nur für solche —, zu denen die Medien eingeladen sind, wird eine Pressemappe zusammengestellt. Sie enthält die wichtigsten Unterlagen für die Medienvertretungen samt Namenliste der Ansprechpersonen. Die Texte sollen aussagekräftig und knapp und das Fotomaterial direkt verwendbar sein. Pressemappen können bei einem Anlass aufgelegt oder den Medienvertretungen auf Wunsch zugestellt werden.
Professionelle
Die angestellten Mitarbeitenden des Vereins werden für ihre Arbeit bezahlt und verfügen in der Regel über eine Fachausbildung in dem Bereich, in dem sie tätig sind. Demgegenüber bekleiden die Vereinsvorstände ein Ehrenamt und können einen anderen beruflichen Hintergrund haben.
Protokoll
Das Protokoll dokumentiert den Sitzungsinhalt in knapper schriftlicher Form. Es gibt Auskunft über An- und Abwesenheiten und über die besprochenen Traktanden. Dabei enthält es lediglich diejenigen Angaben, die es braucht, um die Weiterarbeit sicherzustellen. Die Sätze sollen knapp und klar sein: Was wurde beschlossen? Allenfalls mit welchen Mehrheiten oder Gegenstimmen? Wer macht bis wann was? Werden nur die Entscheidungen des Vorstands oder der Vereinsversammlung schriftlich festgehalten, handelt es sich um ein Beschlussprotokoll, wobei die unterlegene Minderheit Anspruch darauf hat, ihren Standpunkt ebenfalls protokollieren zu lassen. Es gibt auch umfassendere Protokolle, die den Verlauf der Debatte abbilden oder die den ganzen Wortlaut aufführen (Wort- oder Vollprotokoll). Das Protokoll dient als Erinnerungshilfe und als Planungs- und Kontrollinstrument, es sollte deshalb immer unmittelbar nach der protokollierten Sitzung an alle Anwesenden und Entschuldigten versandt werden. Es muss auch für diejenigen Personen, die nicht an der Sitzung teilnahmen, verständlich sein. Wichtig ist: Das Protokoll muss der Wahrheit entsprechen. Es bildet die Grundlage für die Anfechtung von Beschlüssen.
Protokollabänderung
Falls ein Protokolleintrag unklar oder falsch ist, kann dessen Änderung beantragt werden. In der Regel wird am Anfang der Sitzung das Protokoll der letzten Sitzung genehmigt. Falls Änderungen gewünscht werden, ist dies der Moment, das Anliegen einzubringen
Protokollberichtigung
Die Berichtigung des Protokolls ist dann angezeigt, wenn ein Beschluss oder eine Diskussion nicht korrekt aufgezeichnet oder wenn etwas gar nicht ins Protokoll aufgenommen wurde. Die Berichtigung wird oft von derjenigen Person beantragt, die selber betroffen ist. Eine Berichtigung muss mit Mehrheitsbeschluss angenommen werden.
Protokollführung
Zu Beginn der Sitzung oder Versammlung wird der Protokollführer, die Protokollführerin bestimmt, sofern es nicht immer dieselbe Person ist. Das Protokoll dient als Beleg dafür, was behandelt und wie entschieden wurde. Die Protokollführung ist ein anspruchvolles Amt. Heikle Protokolleinträge sollen vor der definitiven Niederschrift von den Anwesenden bestätigt werden. Es bewährt sich, wenn die Sitzungsleitung zusammenfasst, was im Protokoll aufzuschreiben ist.
Protokollgenehmigung
Das Protokoll dokumentiert die Sitzungen. Was im Protokoll steht, muss den Tatsachen entsprechen. Das Protokoll der vorhergehenden Sitzung wird deshalb an der nächsten Sitzung genehmigt. Dadurch wird sichergestellt, dass es korrekt verfasst wurde.
Prozessfähigkeit
Der formell korrekt gegründete Verein ist prozessfähig, d. h., er kann seine Rechte in einem Gerichtsprozess geltend machen.
Public Relations, PR
Public Relations ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Er umschreibt die Beziehungen, die eine Organisation zu ihrem relevanten Umfeld pflegt. Damit sind sowohl die Nutzniesserinnen und Nutzniesser der eigenen Dienstleistung als auch die Spenderinnen und Spender, die Mitglieder und die subventionsgebenden Behörden und Ämter gemeint. Ziel ist es, eine optimale Positionierung, einen hohen Bekanntheitsgrad insbesondere bei Sponsorinnen und Gönnern sowie ein positives Image zu erreichen.
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