Protokoll
Das Protokoll dokumentiert den Sitzungsinhalt in knapper schriftlicher Form. Es gibt Auskunft über An- und Abwesenheiten und über die besprochenen Traktanden. Dabei enthält es lediglich diejenigen Angaben, die es braucht, um die Weiterarbeit sicherzustellen. Die Sätze sollen knapp und klar sein: Was wurde beschlossen? Allenfalls mit welchen Mehrheiten oder Gegenstimmen? Wer macht bis wann was? Werden nur die Entscheidungen des Vorstands oder der Vereinsversammlung schriftlich festgehalten, handelt es sich um ein Beschlussprotokoll, wobei die unterlegene Minderheit Anspruch darauf hat, ihren Standpunkt ebenfalls protokollieren zu lassen. Es gibt auch umfassendere Protokolle, die den Verlauf der Debatte abbilden oder die den ganzen Wortlaut aufführen (Wort- oder Vollprotokoll). Das Protokoll dient als Erinnerungshilfe und als Planungs- und Kontrollinstrument, es sollte deshalb immer unmittelbar nach der protokollierten Sitzung an alle Anwesenden und Entschuldigten versandt werden. Es muss auch für diejenigen Personen, die nicht an der Sitzung teilnahmen, verständlich sein. Wichtig ist: Das Protokoll muss der Wahrheit entsprechen. Es bildet die Grundlage für die Anfechtung von Beschlüssen.
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