Archiv
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss einfach während 10 Jahren gelesen werden können. Da wir nicht wirklich wissen, ob und wie wir einen elektronischen Beleg in 10 Jahren lesen können, werden die Belege in Papierform archiviert. Originalbelege können also eingescannt an den Verein geschickt werden, müssen aber vom Verein als Papierbeleg 10 Jahre lang archiviert werden.
Frage
Wir sind daran, einen Verein zu gründen, der eine neue Sportart in der Gemeinde lancieren will. Können wir in den Statuten schreiben, dass bei einer Auflösung des Vereins der Liquidationserlös zur Verwaltung an die Gemeinde übergeben wird? (Falls ein neuer Verein mit den gleichen Zielen gegründet wird.) Soll im Auflösungsartikel stehen, dass die Vereinsakten der Gemeinde zur Archivierung übergeben werden?
Antwort
Grundsätzlich sollten die Statuten keine Bestimmungen enthalten, welche auch Dritte betreffen, wenn diese nicht ausdrücklich mit einer solchen Regelung einverstanden sind. Konkret heisst das, dass der Verein sich bei der Gemeinde erkundigen muss, ob sie einverstanden ist, das Geld zu verwalten und die Vereinsakten zu archivieren.