Ausserordentliche Mitgliederversammlung
Frage
In unseren Statuten steht, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung schriftlich erfolgt. Können wir die Einladung auch per E-Mail versenden?
Antwort
Für die Einberufung geiner Mitgliederversammlung emäss Art. 64 ZGB sind die Statuten und/oder allenfalls eine bestimmte Vereinsübung zu beachten. Erfolgte die Einladung bis anhin briefllich, kann eine plötzlicher Wechsel auf E-Mail unter Umständen angefochten werden, wenn die Einladung nicht alle Mitglieder erreicht. Massgebend ist, dass alle Teilnahmeberechtigten nach Treu und Glauben von der Einberufung Kenntnis nehmen können, und zwar rechtzeitig für eine effektive Teilnahme.
Es empfiehlt sich daher, die Form der Einberufung in den Statuten genau zu formulieren. Dabei sind verschiedene Einberufungsarten möglich: briefliche Einberufung, Einberufung per E-Mail, Aushang im Vereinskasten, Publikation in der Zeitung oder im Vereinsorgan etc.
Für die Ausübung des Antragrechts schreibt das Gesetz keine Form vor, auch nicht für die Beantragung einer ausserordentlichen Vereinsversammlung. Sofern die Statuten nichts anderes regeln, sind für Anträge daher auch andere Mittel zulässig: E-Mail, Telefon usw.
Frage
Unser Chor hat für das anstehende Jubiläum die Herausgabe einer Broschüre geplant und dafür von der Mitgliederversammlung 500 Franken bewilligen lassen. Nun stellt sich aber heraus, dass die Kosten völlig unterschätzt wurden. Müssen wir die Mitglieder nochmals über einen höheren Betrag abstimmen lassen?
Antwort
Mit einer erneuten Abstimmung an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung ist der Vorstand auf der sicheren Seite. Ob die ordentliche Mitgliederversammlung bei der Präsentation der Rechnung eine entsprechende Kostenüberschreitung goutieren würde, können Sie selber besser beurteilen. So der so, der Vorstand ist gut beraten, die Mitglieder rechtzeitig und transparent zu informieren.
Frage
Ein Mitglied möchte eine ausserordentliche Mitgliederversammlung einberufen und hat uns darum gebeten, ihm die Kontaktdaten aller Mitglieder auszuhändigen. Dürfen wir das?
Antwort
Wenn ein Fünftel (resp. je nach Statuten weniger) der Mitglieder eine ausserordentliche Mitgliederversammlung verlangt, muss der Vorstand diese einberufen. In der Praxis bedeutet dies, dass die vereinsinterne Weitergabe von Mitgliederdaten in diesem Fall erlaubt ist, da sie zur Ausübung von Mitgliedschaftsrechten benötigt werden, nämlich zur Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung (Art. 64 Abs. 3 ZGB). In diesem Fall sollten aber nur so viele Daten herausgegeben werden, wie zur Ausübung dieses Rechts wirklich nötig ist (z.B. Namen und Adressen). Die weitergegebenen Daten dürfen vom Mitglied einzig für diesen Zweck genutzt und müssen anschliessend vernichtet werden, worauf das entsprechende Mitglied ausdrücklich hinzuweisen ist. Alternativ zur Herausgabe der Daten kann der Vorstand anbieten, die Informationen im Namen des Mitglieds an die anderen Mitglieder zu verschicken.