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Portokosten

Je nach Art des Vereins machen die Ausgaben für Drucksachen und Versand einen grossen Posten in der Buchhaltung aus. Auch kleine Beträge sollen ordentlich erfasst und belegt werden.
Frage

In unserem Vorstand gibt es sehr unterschiedliche Meinungen, wie Spesen zu vergüten sind und ob die Vorstandsmitglieder eine Entschädigung erhalten sollen. Was ist richtig?

Antwort

In vielen Vereinen sind Spesenregelung und Vorstandsentschädigung ein Dauerthema, oft sogar ein Dauerkonflikt, der nie zum Thema gemacht wird. Im Gesetz gibt es zu diesem Thema keine genauen Vorschriften, und die Vereine handhaben die Vergütungen sehr unterschiedlich. Hier ein paar Anhaltspunkte:

  • Die Vergütung effektiv getätigter Auslagen für den Verein sollte selbstverständlich sein.
  • Die Spesenregelung und die Vergütungen müssen den finanziellen Verhältnissen des Vereins angepasst sein. Die Auslagen sind ins Budget aufzunehmen.
  • Grosszügige Pauschalen und Entschädigungen können steuer- und abgabepflichtigen Lohncharakter haben.
  • Für steuerbefreite Vereine und solche, die das Gütesiegel ZEWO tragen, gelten strengere Vorgaben.

Es empfiehlt sich unbedingt, die Spesenabgeltung im Vorstand gründlich zu diskutieren und die beschlossenen Regelungen schriftlich festzuhalten. Siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.