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Fachstelle für Vereine

Buchhaltung

Gemäss Gesetz (Art. 69a ZGB) ist der Vorstand verpflichtet, die Geschäftsbücher des Vereins zu führen. Dabei gelten die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung sinngemäss. Aus der Buchführung sollen die Vermögenssituation, die Schulden und Guthaben sowie die Betriebsergebnisse (Gewinn oder Verlust) des Vereins für das Geschäftsjahr hervorgehen. Mit der Führung einer doppelten Buchhaltung werden diese Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung erfüllt. Vereine, die, um ihren Zweck zu erfüllen, ein Gewerbe nach kaufmännischer Art betreiben, sind verpflichtet, sich ins Handelsregister einzutragen und unterliegen der Buchführungspflicht.
Frage

Die Finanzen spielen in unserem Verein keine sehr grosse Rolle. Wir vertrauen uns gegenseitig, der Kassier macht die Ein- und Auszahlungen. Sind wir trotzdem verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen?

Antwort

Seit 2008 enthalten die Gesetzesbestimmungen über die Vereine im Art. 69a  ZGB folgenden Artikel:

"Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss."

Der Vorstand ist demnach verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Abgesehen von der Pflicht, ist es auch sonst wichtig, die finanziellen Angelegenheiten  sauber und genau abzuwickeln, auch wenn es sich nicht um grosse Summen handelt. Vertrauen ist gut, aber gerade Finanzen können schnell einmal ein Grund für Unstimmigkeiten sein. Die Mitglieder haben das Recht zu wissen, wie das Geld eingenommen und ausgegeben wird, und der Vorstand sollte jederzeit darüber Auskunft geben können.

Frage

Wir können wir Rechnungen mit QR Codes erstellen?

Antwort

Die meisten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen, die das Erstellen von Rechnungen erlauben, haben ihre Software so angepasst, dass das Erstellen der Rechnung mit QR Code möglich ist. Unter Umständen ist das Installieren einer neuen Programmversion notwendig.
 
Für Vereine, die ohne entsprechendes Programm arbeiten und bisher den roten Einzahlungsschein der Post verwendet haben, ist das Vorgehen wie folgt:

  • Erstellen der Rechnungen mit QR Code mit dem QR Generator:
    1.    Aufrufen des QR Generators über den Link *1 https://www.postfinance.ch/de/support/tools-rechner/qr-generator.html
    2.    Erfassen des Zahlungsempfängers inkl. IBAN-Nummer (also eigener Verein)
    3.    Erfassen von Zahlungsinformation (Betrag und evtl. Mitteilung, z.B. „Mitgliederbeitrag“ – diese Informationen können auch leer gelassen werden)
    4.    Erfassen Zahlungspflichtiger (vor allem für einzelne Rechnungen – diese Information kann auch leer gelassen werden)
    5.    Erstellen der QR-Rechnung als PDF. Dieses PDF kann ausgedruckt werden (Papier mit Perforation kann bei Druckereien oder im Postshop Link https://shop.post.ch/shop/de/b-ro-papeterie/b-robedarf/buroline-einzahlungsschein-qr-code/p/551402 bestellt werden). 
    6.    Für Einzahlungsscheine ohne Betrag (z.B. für Spenden) kann eine QR-Rechnung mit dem Generator erstellt und dann x-fach ausgedruckt werden (am eigenen Drucker oder in einer Druckerei). Die einzahlende Person ergänzt den Einzahlungsschein mit Betrag und Absender. 
     
    *1 Es sind weitere Tools vorhanden, um eine QR-Rechnung zu erstellen, z.B.: https://qr-rechnung.net/#/
Frage

Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?

Antwort

Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."

Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.