Spesen
Frage
Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?
Antwort
Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.
Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss einfach während 10 Jahren gelesen werden können. Da wir nicht wirklich wissen, ob und wie wir einen elektronischen Beleg in 10 Jahren lesen können, werden die Belege in Papierform archiviert. Originalbelege können also eingescannt an den Verein geschickt werden, müssen aber vom Verein als Papierbeleg 10 Jahre lang archiviert werden.
Frage
Unser Vorstand hat beschlossen, seinen Mitgliedern in Zukunft ein Sitzungsgeld auszuzahlen. Müssen wir dazu die Einwilligung der Mitgliederversammlung haben?
Antwort
Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen. Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.
Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.
Beachten Sie, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit ist und damit auch steuerpflichtig für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Frage
In unserem Vorstand gibt es sehr unterschiedliche Meinungen, wie Spesen zu vergüten sind und ob die Vorstandsmitglieder eine Entschädigung erhalten sollen. Was ist richtig?
Antwort
In vielen Vereinen sind Spesenregelung und Vorstandsentschädigung ein Dauerthema, oft sogar ein Dauerkonflikt, der nie zum Thema gemacht wird. Im Gesetz gibt es zu diesem Thema keine genauen Vorschriften, und die Vereine handhaben die Vergütungen sehr unterschiedlich. Hier ein paar Anhaltspunkte:
- Die Vergütung effektiv getätigter Auslagen für den Verein sollte selbstverständlich sein.
- Die Spesenregelung und die Vergütungen müssen den finanziellen Verhältnissen des Vereins angepasst sein. Die Auslagen sind ins Budget aufzunehmen.
- Grosszügige Pauschalen und Entschädigungen können steuer- und abgabepflichtigen Lohncharakter haben.
- Für steuerbefreite Vereine und solche, die das Gütesiegel ZEWO tragen, gelten strengere Vorgaben.
Es empfiehlt sich unbedingt, die Spesenabgeltung im Vorstand gründlich zu diskutieren und die beschlossenen Regelungen schriftlich festzuhalten. Siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.
Frage
Haben Vorstandsmitglieder grundsätzlich das Recht auf eine Vorstandsentschädigung?
Antwort
Es gibt keine rechtlichen Ansprüche auf Entschädigungen für Vorstandsmitglieder. Im Gegenteil: Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerbefreiung des Vereins ist, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit unentgeltlich tätig sind. Selbstverständlich haben sie aber Anrecht auf die Vergütung der getätigten Spesen. Spezielle Fachaufgaben können bezahlt werden, sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein.
Alle Entschädigungen an den Vorstand müssen im Budget berücksichtigt und in der Rechnung als solche ausgewiesen werden. Immer daran denken: Es sind auch andere Formen der Anerkennung möglich, bspw. Weiterbildung, Beitragserlass, Extras.
Und ebenfalls wichtig: Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, müssen vom Empfänger versteuert werden, der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.