Buchhaltung
Das Gesetz verpflichtet den Vorstand, über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins Buch zu führen. Aus der Buchführung sollen die Vermögenssituation, Schulden und Guthaben sowie die Betriebsergebnisse (Gewinn oder Verlust) für das Geschäftsjahr hervorgehen. Mit der Führung einer doppelten Buchhaltung werden diese Vorschriften des Obligationenrechts erfüllt.
Vereine, deren Zweck ein Gewerbe nach kaufmännischer Art ist, müssen sich im Handelsregister eintragen.
Weiterführende Hinweise zu wichtigen Aspekten dieses Unterthemas finden Sie unten auf dieser Seite.
Im Vereinsarchiv werden die wichtigsten Unterlagen systematisch und sorgfältig aufbewahrt, damit sie für nachfolgende Generationen zugänglich sind. Neben Protokollen und Jahresberichten können Fotos, Zeitungsausschnitte und persönliche Berichte die Geschichte des Vereins und die ehrenamtlich geleistete Arbeit dokumentieren. Geschäftliche Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Es gibt Gemeinden, die bereit sind, Vereinsarchive aufzubewahren. Das Vereinsarchiv ist speziell bei Jubiläen wichtig.
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss einfach während 10 Jahren gelesen werden können. Da wir nicht wirklich wissen, ob und wie wir einen elektronischen Beleg in 10 Jahren lesen können, werden die Belege in Papierform archiviert. Originalbelege können also eingescannt an den Verein geschickt werden, müssen aber vom Verein als Papierbeleg 10 Jahre lang archiviert werden.
Der Verein muss seine Aktivitäten dokumentieren, d. h. in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen und anderen Unterlagen festhalten und mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Je nach Art des Vereins machen die Ausgaben für Drucksachen und Versand einen grossen Posten in der Buchhaltung aus. Auch kleine Beträge sollen ordentlich erfasst und belegt werden.
Vorstandsmitglieder und weitere Mitglieder, die Aufgaben für den Verein übernehmen, haben ein Anrecht darauf, dass ihre Auslagen wie Fahrspesen, Porti, Verpflegung, externe Unterkunft, die Nutzung der eigenen Infrastruktur (PC, Drucker, Telefon usw.) und Material durch den Verein zurückerstattet werden. Wie hoch die Spesen bemessen sind und ob dafür Belege einzureichen sind, soll in einem Spesenreglement festgehalten werden. Wenn die Entschädigung für Spesen mit einem Pauschalbetrag vereinbart ist, ist auf jeden Fall ein Spesenreglement zu erstellen. Dieses Reglement muss unter Umständen von der Steuerverwaltung genehmigt werden – siehe Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“. Für die Anerkennung durch die ZEWO müssen deren Spesen- und Entschädigungsvorschriften eingehalten werden.
Grössere Anschaffungen, die über mehrere Jahre im Einsatz sind, können „aktiviert“ werden, d.h. sie belasten die laufende Erfolgsrechnung nicht, sondern werden als Aktivposten in die Rechnung aufgenommen. Der Wertverlust der Anschaffung muss über Abschreibungen in der Buchhaltung dem effektiven Wert angepasst werden. Es gibt zwei hauptsächliche Abschreibungsmethoden: die lineare Abschreibung – hier wird jedes Jahr die gleiche Summe abgeschrieben – oder die Abschreibung vom Buchwert (= Wert der Anschaffung in der Buchhaltung) – hier wird jedes Jahr prozentual gleich viel vom Buchwert abgeschrieben, der Abschreibungssatz bleibt gleich, da der Buchwert jedes Jahr kleiner wird, wird auch der Abschreibungsbetrag kleiner. Wenn der Verein steuerpflichtig ist, dürfen nur Abschreibungen gemäss den kantonalen Vorgaben gemacht werden.
Frage
Die Finanzen spielen in unserem Verein keine sehr grosse Rolle. Wir vertrauen uns gegenseitig, der Kassier macht die Ein- und Auszahlungen. Sind wir trotzdem verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen?
Antwort
Seit 2008 enthalten die Gesetzesbestimmungen über die Vereine im Art. 69a ZGB folgenden Artikel:
"Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss."
Der Vorstand ist demnach verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Abgesehen von der Pflicht, ist es auch sonst wichtig, die finanziellen Angelegenheiten sauber und genau abzuwickeln, auch wenn es sich nicht um grosse Summen handelt. Vertrauen ist gut, aber gerade Finanzen können schnell einmal ein Grund für Unstimmigkeiten sein. Die Mitglieder haben das Recht zu wissen, wie das Geld eingenommen und ausgegeben wird, und der Vorstand sollte jederzeit darüber Auskunft geben können.
Gemäss Gesetz (Art. 69a ZGB) ist der Vorstand verpflichtet, die Geschäftsbücher des Vereins zu führen. Dabei gelten die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung sinngemäss. Aus der Buchführung sollen die Vermögenssituation, die Schulden und Guthaben sowie die Betriebsergebnisse (Gewinn oder Verlust) des Vereins für das Geschäftsjahr hervorgehen. Mit der Führung einer doppelten Buchhaltung werden diese Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung erfüllt. Vereine, die, um ihren Zweck zu erfüllen, ein Gewerbe nach kaufmännischer Art betreiben, sind verpflichtet, sich ins Handelsregister einzutragen und unterliegen der Buchführungspflicht.
Der Verein muss seine Aktivitäten dokumentieren, d. h. in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen und anderen Unterlagen festhalten und mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Aus den Statuten, allenfalls aus dem Handelsregistereintrag, geht die Zeichnungsberechtigung der Vorstandsmitglieder hervor. Wer über wie viel Geld in welchem Zeitraum selbstständig verfügen oder entsprechende Verpflichtungen eingehen darf, muss zusätzlich in einem Geschäftsreglement festgelegt werden. Die Limitierung der Ausgabenkompetenz, z. B. durch Doppelunterschrift oder Vorstandsbeschluss, stellt sicher, dass nur berechtigt Geld vom Konto abgehoben wird.
Je nach Art des Vereins machen die Ausgaben für Drucksachen und Versand einen grossen Posten in der Buchhaltung aus. Auch kleine Beträge sollen ordentlich erfasst und belegt werden.
Frage
Wir können wir Rechnungen mit QR Codes erstellen?
Antwort
Die meisten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen, die das Erstellen von Rechnungen erlauben, haben ihre Software so angepasst, dass das Erstellen der Rechnung mit QR Code möglich ist. Unter Umständen ist das Installieren einer neuen Programmversion notwendig.
Für Vereine, die ohne entsprechendes Programm arbeiten und bisher den roten Einzahlungsschein der Post verwendet haben, ist das Vorgehen wie folgt:
- Erstellen der Rechnungen mit QR Code mit dem QR Generator:
1. Aufrufen des QR Generators über den Link *1 https://www.postfinance.ch/de/support/tools-rechner/qr-generator.html
2. Erfassen des Zahlungsempfängers inkl. IBAN-Nummer (also eigener Verein)
3. Erfassen von Zahlungsinformation (Betrag und evtl. Mitteilung, z.B. „Mitgliederbeitrag“ – diese Informationen können auch leer gelassen werden)
4. Erfassen Zahlungspflichtiger (vor allem für einzelne Rechnungen – diese Information kann auch leer gelassen werden)
5. Erstellen der QR-Rechnung als PDF. Dieses PDF kann ausgedruckt werden (Papier mit Perforation kann bei Druckereien oder im Postshop Link https://shop.post.ch/shop/de/b-ro-papeterie/b-robedarf/buroline-einzahlungsschein-qr-code/p/551402 bestellt werden).
6. Für Einzahlungsscheine ohne Betrag (z.B. für Spenden) kann eine QR-Rechnung mit dem Generator erstellt und dann x-fach ausgedruckt werden (am eigenen Drucker oder in einer Druckerei). Die einzahlende Person ergänzt den Einzahlungsschein mit Betrag und Absender.
*1 Es sind weitere Tools vorhanden, um eine QR-Rechnung zu erstellen, z.B.: https://qr-rechnung.net/#/
Die Rechnungslegung umfasst die Rechnungsführung und die Darstellung der Rechnung. Je nach Art des Vereins und je nach statutarischen Bestimmungen gibt es unterschiedliche Regeln, wie die Rechnung zu führen und darzustellen ist.
Frage
Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?
Antwort
Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."
Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.
Rückstellungen dürfen für erwartete, aber nicht genau bestimmbare Verpflichtungen getätigt werden, z.B. Garantieleistungen, Schadensfälle, Reparaturen, Prozesse. Es müssen drei Bedingungen zutreffen: Verpflichtungen (Muss), ohne Gegenwert, wahrscheinlich. Rückstellungen sind Fremdkapital. Renovationen, Ersatzbeschaffungen, Reorganisationen, Vereinsjubiläen, künftige Projekte, Weiterbildung usw. sind keine Rückstellungen, sondern: Reserven. Es können interne Reserven gebildet werden für Jubiläum, Anschaffungen, bauliche Massnahmen usw. oder Reserven für Leistungen an Dritte, z.B. Spenden, die für Projekt eingegangen sind. Reserven gehören zum Eigenkapital.
Frage
Unser Verein wurde letztes Jahr im Juli gegründet. Ist es richtig, dass wir unsere Jahresabrechnung erst per Ende dieses Jahres machen müssen und damit verbunden die Steuerrechnung?
Antwort
Die Jahresrechnung des Vereins können Sie abschliessen, wie es in den Statuten vorgesehen ist. Für das Steuerjahr gilt aber das Kalenderjahr. Falls Ihr Verein in diesem ersten halben Vereinsjahr einen Gewinn erzielt hat, der über der Freigrenze liegt, müssen Sie eine Steuererklärung ausfüllen. In den Kantonen Bern und Luzern müssen Sie Ihren Verein bei der Steuerbehörde anmelden.
Rechnungswesen für Kaufleute (Verlag SKV)
Jürg Leimgruber, Urs Prochinig
Conrad Meyer, Rolf Mosimann (Hrsg.): Der kleine Merkur. Band 1: Recht (8. Auflage 2003). Band 2: Betriebswirtschaft (6. erweiterte Auflage 2005). Schulthess Juristische Medien AG, Zürich.
Lehr- und Nachschlagwerk für alle Interessierten, ein Evergreen.
Arnold H. Lanz: Die Finanzbuchhaltung. Cosmos-Verlag (2. erweiterte Auflage 2002).
Vom Kassabuch bis zur Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang und Auswertungen. Praxisnah dargestellt mit vielen Beispielen und Checklisten.
Reinbert Schauer: Rechnungswesen für Nonprofit-Organisationen. Haupt Verlag (3. erweiterte Auflage 2008).
Ergebnisorientiertes Informations- und Steuerungsinstrument für das Management in Verbänden und anderen Nonprofit-Organisationen.
Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Konten eines Vereins. Vereine geniessen eine gewisse Freiheit in der Wahl eines passenden Kontenplans. Sie können ihre Konten so wählen, wie es für den Verein am meisten Sinn macht. Dabei ist wichtig, dass für die Mitglieder und den Vorstand klar ist, wofür Geld ausgegeben wurde, woher das Geld kommt und wie der aktuelle Stand der Vermögensteile und Verbindlichkeiten. Die Konti der Bilanz, d.h. die Aktiven und die Passiven, richten sich nach den effektiven Vermögensteilen und Schulden, die ein Verein hat. Das heisst konkret: wenn ein Verein ein Bankkonto hat, muss er auch das Konto „Bank“ im Kontenplan führen oder wenn der Verein ein Darlehen hat, muss er auch dieses Konto im Kontenplan führen. Im Bereich der Konti der Erfolgsrechnung, d.h. Ertrag und Aufwand, ist der Verein frei, welche Konti er führen will. Der Vorstand muss sich überlegen, welche Aussagen er aus der Buchhaltung gewinnen will. Dabei ist die Verhältnismässigkeit wichtig: relevante Aussagen sind nur möglich, wenn die Einzelpositionen weder zu klein noch zu gross sind (ein Konto zu führen, das am Schluss einen Saldo von Fr. 15.20 ausweist, macht wenig Sinn). Grundsätzlich ist zu raten, dass nicht zu viele Konti in der Erfolgsrechnung geführt werden, da sonst die Gefahr von Fehlbuchungen besteht, bzw. dass gleiche Vorkommnisse auf unterschiedliche Konti gebucht werden – und dies verfälscht die Aussage. Verschiedene Buchhaltungsprogramme bieten Vorlagen für Vereinsbuchhaltungen, dabei müssen nur diejenigen Konti übernommen werden, die für den Verein Sinn machen.
Die Mitgliederversammlung und jedes einzelnen Mitglied haben ein einklagbares Auskunftsrecht über die Vereinsführung, wenn sie ein berechtigtes Interessen nachweisen können (z.B. um abzuklären, ob es einen Antrag an die Vereinsversammlung stellen will oder um Einsicht in die Mitgliederliste zwecks Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung zu erhalten). Der Verein selbst hat dagegen auch ein Geheimhaltungsinteresse und muss die Bestimmungen des Datenschutzes beachten. Das muss dem Auskunftsinteresse des Mitglieds gegenübergestellt werden und führt je nachdem dazu, dass das Mitglied keine oder nur teilweise Auskunft erhält .lt.
Frage
Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?
Antwort
Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."
Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.
Administrative und organisatorische Aufgaben im Verein lassen sich durch Software erleichtern. Vom Buchhaltungsprogramm mit einfacher Lohnadministration über Adressverwaltungssysteme bis zur Verbandssoftware gibt es unzählige Angebote. Wichtig ist, eine auf die Bedürfnisse des eigenen Vereins zugeschnittene Lösung zu finden. Weil die Bedürfnisse der Vereine heterogen und der Softwaremarkt gross und äusserst dynamisch ist, kann vitamin B keine Empfehlungen, Testvergleiche oder Erfahrungsberichte abgeben. Wir führen aber eine Liste mit Links von Anbieter/innen, die bei uns per Mail angefragt werden kann.
Wird ein Verein zahlungsunfähig, weil er die offenen Rechnungen nicht mehr begleichen kann, kann das zum Konkurs führen. Der Konkurs wird entweder auf Verlangen der Gläubiger oder auf eigenes Begehren des Vereins (Insolvenzerklärung) vom Richter eröffnet. Ein zahlungsunfähiger Verein wird von Gesetzes wegen aufgelöst.
Die Statuten können festhalten, dass die Mitglieder zusätzlich zum Mitgliederbeitrag Geld in den Verein einschiessen müssen für den Fall, dass die Mittel nicht genügen, um die Vereinsschulden zu decken. Die meisten Statuten schliessen die Nachschusspflicht explizit aus. Laut Gesetz besteht die Nachschusspflicht seit dem 1. Juni 2005 nicht mehr, sie kann aber bei Bedarf statutarisch weiterhin vorgesehen werden.
Kommt der Verein in finanzielle Schwierigkeiten, weil die Mittel knapp werden und die budgetierten Ausgaben grösser sind als die erwarteten Einnahmen, und stehen keine anderen Mittel zur Verfügung, so muss der Verein saniert werden. Das Budget muss angepasst und/oder neue Mittel müssen erschlossen werden. Die Sanierung kann über Sparmassnahmen oder über die Gewinnung von zusätzlichen Mitteln erfolgen.
Kann der Verein seine finanziellen Verpflichtungen nicht mehr erfüllen, ist er zahlungsunfähig. Das führt gemäss Gesetz zu seiner Auflösung, der Verein muss eventuell Konkurs anmelden oder um Nachlassstundung ersuchen.
Ist der Verein nicht mehr in der Lage, für seine Verbindlichkeiten aufzukommen, oder kann er mit seinen eigenen Mitteln seine Schulden nicht mehr decken, ist er überschuldet. Wird er zahlungsunfähig, kann dies zu seiner Liquidation oder in den Konkurs führen. Beides hat die Auflösung des Vereins zur Folge.