Präsidium
Das Amt der Präsidentin, des Präsidenten nennt man Präsidium. Es bezeichnet eine Funktion, nicht die Person. Der Präsident, die Präsidentin führt den Vorstand, der Gesamtvorstand führt den Verein.
Möglich sind auch ein Co-Präsidium oder eine Kollektivleitung, sofern die Statuten das vorsehen. In diesem Fall teilen sich mehrere oder alle Vorstandsmitglieder die Präsidialfunktion.
Weiterführende Hinweise zu wichtigen Aspekten dieses Unterthemas finden Sie unten auf dieser Seite.
Das Präsidium kann auch mit zwei Personen besetzt werden. Wichtig ist eine klare Kompetenzregelung im Zweierteam, d. h. eine Absprache darüber, wer wofür zuständig ist. Das Co-Präsidium ist auch dann sinnvoll, wenn niemand bereit ist, das Präsidium alleine zu übernehmen. Für Aussenstehende muss klar sein, wer Ansprechperson ist.
Frage
Wer ist Königin, wer König im Verein?
Antwort
Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.
Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.
Frage
Ich stelle mich als Präsident für den vakanten Sitz zur Verfügung, bin aber kein Vorstandsmitglied. Muss mich die Mitgliederversammlung zuerst in den Vorstand wählen und anschliessend in einer zweiten Wahl zum Präsidenten? In den Statuten steht, dass die Mitgliederversammlung den Präsidenten und die übrigen Vorstandsmitglieder wählt.
Antwort
Bestimmen die Statuten nichts anders, können die Mitglieder Sie direkt zum Präsidenten wählen. Konstituiert sich in einem Verein der Vorstand selber (was in Ihrem Verein nicht der Fall ist), wählt die Mitgliederversammlung eine oder mehrere Personen in den Vorstand. Dieser wählt später in der konstituierenden Sitzung einen Präsidenten aus seinen Reihen.
Das wichtigste Vorstandsamt ist dasjenige der Präsidentin, des Präsidenten. Diese Person muss die Fäden in der Hand halten und dafür sorgen, dass der Vorstand arbeitsfähig ist und seine Aufgaben wahrnimmt. Aber sie muss keinesfalls alles selber tun. Sie hat die Übersicht über die laufenden Geschäfte und leitet die Vorstandssitzungen. Sie steht als Ansprechperson gegen aussen zur Verfügung und muss bei wichtigen Angelegenheiten den Verein vertreten. Gibt es eine Geschäftsstelle, ein Sekretariat oder einen Betrieb, so muss die Aufgabenteilung gegenüber der Öffentlichkeit gut abgesprochen werden. Die Präsidentin oder der Präsident wird von der Vereinsversammlung gewählt. Das Präsidium ist Teil des Gesamtvorstands, es ist in die Gesamtverantwortung eingebunden und hat nicht mehr Rechte als die anderen Vorstandsmitglieder.
Das Amt der Präsidentin, des Präsidenten wird Präsidium genannt. Es ist die Bezeichnung für die Funktion und nicht für die Person. Der Verein wird vom Vorstand und der Vorstand vom Präsidenten oder von der Präsidentin geführt. Die Statuten können auch ein Co-Präsidium vorsehen oder eine Kollektivleitung, d. h., die Präsidialfunktion wird von mehreren oder allen Vorstandsmitgliedern kollektiv wahrgenommen.
Bei Stimmengleichheit steht der Präsidentin oder dem Präsidenten der Stichentscheid zu, allerdings nur, wenn dies in den Statuten vorgesehen ist oder es dem Gewohnheitsrecht des Vereins entspricht.
Frage
Was hat es für Konsequenzen, wenn das Präsidium bei den Wahlen an der nächsten Mitgliederversammlung nicht besetzt werden kann?
Antwort
Ist die Vakanz des Präsidiums nicht jahrlang, und bemüht sich der Verein, jemanden für dieses Amt zu suchen, gibt es keine rechtlichen Folgen für den Verein, auch wenn der Vorstand vorübergehend nicht statutengemäss besetzt ist. Es wird ja kaum jemand vor Gericht klagen deswegen. Sollte der präsidiumslose Zustand allerdings andauern, sollte eine entsprechende Anpassung der Statuten in Erwägung gezogen werden. Dasselbe gilt auch, wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder nicht den Vorgaben in den Statuten entspricht.
Wichtig ist, dass während der Vakanz die Aufgaben im Vorstand gut verteilt werden, nach zeitlichen und inhaltlichen Möglichkeiten und Neigungen. Es sollte eine Ansprechperson nach innen und aussen bestimmt werden (eine Funktion, die ja meist die Präsidentin/der Präsident innehat). Für die Öffentlichkeit sollte jederzeit klar sein, an wen man sich telefonisch oder schriftlich wenden kann.
Selbstverständlich sind auch die Zeichnungsberechtigungen anzupassen.
Die Vakanz kann auch als Chance genutzt werden. Zum Beispiel kann das Amt des zukünftigen Präsidenten oder einer Präsidentin an Attraktivität gewinnen, wenn sich die Aufgaben im Vorstand auf mehrere Schultern verteilt sind. Allenfalls lassen sich Mitglieder für eine punktuelle Unterstützung einsetzen oder man sieht ein Co-Präsidium vor. Möglicherweise entsteht in der Übergangszeit eine neue Kultur der Zusammenarbeit.
Die Stellvertretung der Präsidentin, des Präsidenten wird Vizepräsidentin, Vizepräsident genannt. Das Vizepräsidium kann ein eigenes Ressort mit speziellen Aufgaben sein oder nur bei Abwesenheit des Präsidiums zum Zug kommen. Wichtig sind die Aufgabenverteilung und die regelmässige Information zwischen Präsidentin, Präsident und Vize.
Die Leitung der Vereinsversammlung wird in der Regel von der Präsidentin oder vom Präsidenten übernommen. Für einzelne Traktanden können jedoch auch andere Vorstandsmitglieder die Leitung übernehmen, insbesondere wenn Anträge aus dem Präsidium zur Verhandlung stehen. Bei Grossvereinen und komplexen Abläufen kann dies auch eine externe Person mit Moderationserfahrung sein. Viele Vereine haben die Usanz, einen Tagespräsidenten oder eine Tagespräsidentin für die Mitgliederversammlung zu wählen.
Die Leitung einer Vereinsversammlung verlangt ein gutes Gespür und eine geschickte Moderation: Es gilt, die Balance zwischen straffer Führung und einem ausgiebigen Austausch von Meinungen und Standpunkten zu den Traktanden zu finden. Sind die Standpunkte formuliert, kann das Ende der Debatte angekündigt werden. Es ist hilfreich, wenn die Leitung die Standpunkte zum Abschluss knapp zusammenfasst und nur noch Voten zulässt, die eine zusätzliche Klärung bringen. Anschliessend kann die Abstimmung durchgeführt werden.
Die Sitzungseinladung nennt den Ort, den Termin und den Inhalt der Sitzung. Sinnvollerweise liegen ihr eine Traktandenliste und Unterlagen bei, damit sich die Teilnehmenden entsprechend vorbereiten können.
Eine Vorstandssitzung sollte strukturiert, effizient und partizipativ sein. Die Sitzungsleitung sorgt dafür, dass alle Mitglieder vorgängig eine Traktandenliste erhalten, die Sitzungsziele erreicht werden, alle Anwesenden in die Diskussionen eingebunden und die Beschlüsse protokolliert werden. Als „Zeit-Hüterin“ sorgt sie dafür, dass die Sitzungen pünktlichen beginnen und aufhören. In der Regel leitet die Präsidentin, der Präsident die Vorstandssitzungen. Die Sitzungsleitung kann aber auch an eine andere Person abgegeben oder im Rotationsverfahren von allen Vorstandsmitgliedern übernommen werden.
In der Mitgliederversammlung kommt es gelegentlich zu Störungen, z. B. wenn jemand sich nicht an die Traktanden hält, andere beim Sprechen unterbricht oder viel zu viel Redezeit beansprucht. Die Versammlungsleitung ist berechtigt, solche Personen zur Ordnung zu rufen. Bei endlosen Wortmeldungen kann ein Ordnungsantrag auf Redezeitbeschränkung oder auf Schliessung der Rednerliste hilfreich sein. Hält sich jemand trotz Ermahnung nicht an die Versammlungsordnung und führt dies zu einer erheblichen Störung, kann diese Person von der Versammlung ausgeschlossen werden. Wird die Debatte tumultartig, weil sich sehr unterschiedliche oder konfliktreiche Standpunkte gegenüberstehen, kann die Leitung einen Unterbruch beantragen, um das weitere Vorgehen in Ruhe mit den anderen Vorstandsmitgliedern oder allenfalls mit einer Vertretung aus den zerstrittenen Gruppen zu besprechen. Ist es nicht möglich, die Versammlung weiterzuführen, kann sie abgebrochen und zu einem anderen Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Für die Leitung der Vereinsversammlung kann eine andere Person als die Präsidentin oder der Präsident bestimmt werden. Sie wird zu Beginn für die Dauer der Versammlung oder auch für einzelne Traktanden gewählt.
Die Mitgliederversammlung wird von der Präsidentin oder dem Präsidenten geleitet. Es gibt Vereine, die einen Tagespräsidenten, eine Tagespräsidentin einsetzen. Dies kann ein anderes Vorstandsmitglied oder eine externe Person sein.
In der Versammlung gibt es manchmal Personen, die zu lange oder nicht zum Thema reden und damit die Versammlung erheblich stören. Sie dürfen nach der Ermahnung, sich kurzzufassen oder zum Ende zu kommen, von der Versammlungsleitung unterbrochen werden. Es kann ihnen auch das Wort entzogen werden, damit die ordentliche Versammlung fortgesetzt werden kann. Eine mildere Massnahme ist die Redezeitbeschränkung. Beides kann auch aus den Reihen der anwesenden Mitglieder mit einem Ordnungsantrag verlangt werden.
Verena Hefti: Lust auf Sitzungen! Books on Demand Gmbh (1. Auflage 2002). www.hefti-verena.ch
Frage
Was hat es für Konsequenzen, wenn das Präsidium bei den Wahlen an der nächsten Mitgliederversammlung nicht besetzt werden kann?
Antwort
Ist die Vakanz des Präsidiums nicht jahrlang, und bemüht sich der Verein, jemanden für dieses Amt zu suchen, gibt es keine rechtlichen Folgen für den Verein, auch wenn der Vorstand vorübergehend nicht statutengemäss besetzt ist. Es wird ja kaum jemand vor Gericht klagen deswegen. Sollte der präsidiumslose Zustand allerdings andauern, sollte eine entsprechende Anpassung der Statuten in Erwägung gezogen werden. Dasselbe gilt auch, wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder nicht den Vorgaben in den Statuten entspricht.
Wichtig ist, dass während der Vakanz die Aufgaben im Vorstand gut verteilt werden, nach zeitlichen und inhaltlichen Möglichkeiten und Neigungen. Es sollte eine Ansprechperson nach innen und aussen bestimmt werden (eine Funktion, die ja meist die Präsidentin/der Präsident innehat). Für die Öffentlichkeit sollte jederzeit klar sein, an wen man sich telefonisch oder schriftlich wenden kann.
Selbstverständlich sind auch die Zeichnungsberechtigungen anzupassen.
Die Vakanz kann auch als Chance genutzt werden. Zum Beispiel kann das Amt des zukünftigen Präsidenten oder einer Präsidentin an Attraktivität gewinnen, wenn sich die Aufgaben im Vorstand auf mehrere Schultern verteilt sind. Allenfalls lassen sich Mitglieder für eine punktuelle Unterstützung einsetzen oder man sieht ein Co-Präsidium vor. Möglicherweise entsteht in der Übergangszeit eine neue Kultur der Zusammenarbeit.
Der Ausschuss besteht aus zwei bis drei oder mehr Personen aus den Vorstands- oder Vereinsmitgliedern. Er wird vom Vorstand eingesetzt und erhält den Auftrag, sich mit einer bestimmten Thematik zu befassen und dem Vor-stand darüber zu berichten, Vorschläge zu unterbreiten oder Ergebnisse zu präsentieren. Es gibt «ständige Ausschüsse», z. B. der Finanzausschuss, und solche, die für einmalige Anlässe eingesetzt werden, z. B. für ein Jubiläum. Der Ausschuss wird auch Kommission genannt.
Die Aktuarin eines grossen Familiengartenvereins entdeckt Günstlingswirtschaft und Rechtsverstösse – und will nicht schweigen. Doch sie beisst überall auf Granit. Eine Fallstudie des Beobachters.
Dr. Thomas Röbke: Engagement braucht Leadership. Stärkung von Vereinen und ihren Vorständen als Zukunftsaufgabe. Kostenloser Download
Standortbestimmung, Organisationsentwicklung, Lösungsvorschläge mit dem Modellprogramm »Engagement braucht Leadership«.
Britta Redmann (2012) Gabler Verlag.
Wie gelingt es Führungspersonen im Ehrenamt, ihr Wirken so zu gestalten, dass sich Menschen ohne vertragliche oder rechtliche Bindung und unentgeltlich – zusätzlich zu ihrer hauptberuflichen Arbeit – zu oft hohen Leistungen motivieren und bewegen lassen? Allen Menschen, die ehrenamtlich in einer Führungsfunktion tätig sind, gibt dieses Werk einen umfassenden Überblick über die Erfolgsfaktoren von „Führung im Ehrenamt“, mit vielen Beispielen, Fallstudien und Erfahrungsberichten aus der Praxis sowie Checklisten als pragmatische Umsetzungshilfe.
Paula Lothmar und Edmond Tondeur: Führen in Sozialen Organisationen. Haupt Verlag (7. Auflage 2004).
Ein nicht ganz taufrisches, aber immer noch sehr aktuelles und handliches Grundlagenbuch von zwei erfahrenen AutorInnen.vor
Patrizia Haucke, Anette Krenovsky: Gelassen und souverän führen. Kösel-Verlag, München, Reihe: Frau + Beruf (2003)
Dieses Buch bereitet Sie auf den Führungsjob vor und vermittelt das nötige Know-How, um Erfolg und Spass im Beruf zu haben.
Peter Schwarz: Management-Brevier für Nonprofit-Organisationen. Haupt Verlag (2. vollüberarbeitete Auflage 2001).
Eine Systematik des Führens mit vielen praktischen und umsetzbaren Hinweisen für die Verbesserung der Arbeit im Verein und im Vorstand.
Frage
Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?
Antwort
Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.
Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.
Innerhalb von Organisationen werden Aufgaben an verschiedene Stellen oder Personen verteilt. Entweder werden von vorgesetzten Stellen ausdrücklich Aufträge erteilt, oder der Handlungsauftrag ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, der Kompetenzregelung, dem Ressort, dem Vorstandsreglement oder einer anderen Organisationsgrundlage. Die Auftragsklärung ist eine wichtige Aufgabe der Führung. Unklare Aufträge führen zu schlechten Ergebnissen und häufig zu Konflikten. Ein Auftrag ist auch eine Vertragsart des Obligationenrechts (OR).
Für sich wiederholende Abläufe und Tätigkeiten, z. B. die Planung und Durchführung der Jahresversammlung, des Jahresberichts oder einer Sitzung, sind Checklisten hilfreiche Arbeitsinstrumente. Sind sie einmal erstellt, können sie immer wieder verwendet und angepasst werden.
Delegieren heisst, eine Aufgabe von einer anderen Person oder einer Gruppe ausführen lassen. Ein Vorstand kann zum Beispiel Aufgaben an Arbeitsgruppen, an einzelne Mitglieder des Vereins oder an eine Geschäftsstelle delegieren. Mit den Aufgaben sollen auch die entsprechenden Befugnisse (Kompetenzen) und die Verantwortung dafür delegiert werden, auch wenn die Gesamt- oder Letztverantwortung beim Vorstand bleibt.
Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.
Wo sich mehrere Menschen zusammenschliessen, um gemeinsam etwas zu erreichen, ist es hilfreich, ihre Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären. Das kann mit einer Funktionsbeschreibung, einem Zuständigkeitsreglement oder einem Pflichtenheft geschehen. Darin wird definiert, wie die entsprechende Funktion heisst, welchem Gremium oder Bereich die damit betraute Person angehört, welches ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind und wem sie über ihre Arbeit zu berichten hat, d. h., wer die vorgesetzte Stelle ist. In einem Funktionendiagramm sind alle in der Organisation vorhandenen Funktionen aufgeführt
Mit der Geschäftsordnung gibt sich der Vorstand ein Reglement, das seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, der Ressorts und des Gesamtvorstands definiert. Die Geschäftsordnung kann je nach Statuten auch von der Mitgliederversammlung erlassen werden.
Die Get it Done Session ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich trifft, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen. Vor der Get it Done Session werden Aufgaben gesammelt und der zeitliche Rahmen festgehalten. Mögliche Aufgaben für eine Get it Done Session mit dem Vorstand könnten sein, ein Budget erstellen, einen Versand erledigen, ein Archiv aufräumen, Social Media Kampagne planen usw. Eine Get it Done Session kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer 2 Stunden oder länger.
Kanban ist eine einfache (japanische) Planungsmethode, die die Erledigung von Arbeiten und die Zusammenarbeit erleichtert. Kanban macht einzelne Schritte und Aufgaben sichtbar und hilft, Missverständnissen vorzubeugen und keine Aufgaben «zu vergessen». Für Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen analogen oder digitalen Board, auf dem jede Arbeit auf einem Post-it erfasst ist, welches dann im Lauf des Arbeitens links (to do) nach rechts (done) bewegt wird.
Gemeint ist die Zuständigkeitsverteilung zwischen Mitgliederversammlung und Vorstand sowie zwischen Vorstand und Geschäftsstelle oder Betrieb. Auch für Ressorts im Vorstand, ist es sinnvoll, neben Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die Entscheidungsbefugnisse zu beschreiben. Dazu gehören die Beschreibung der Tätigkeiten und die Berechtigung, Geld in einem bestimmten Betrag zu verwenden, sowie die Verpflichtung, den Vorstand darüber zu orientieren (Berichterstattung). Die Kompetenzordnung kann in einem Reglement festgehalten werden. Die Verantwortung für die Tätigkeiten in den einzelnen Ressorts liegt immer auch beim Gesamtvorstand.
Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch. Es gibt also keine Verlierer/innen. Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.
Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.
Frage
Wer ist Königin, wer König im Verein?
Antwort
Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.
Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.
Das Organigramm zeigt auf, wer in welcher Position und Funktion für den Verein tätig ist. Es macht die Unterstellungsverhältnisse und die Bereichszugehörigkeiten sowie die Beziehungen unter den Organisationseinheiten grafisch sichtbar.
Der Vorstand ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Dazu gehört auch eine zweckmässige Struktur und Organisation für die Bewältigung der Vereinsaufgaben. Viele Vereine richten ein Sekretariat oder eine Geschäftsstelle ein, sofern die Mittel es erlauben und die Geschäftslast im Vorstandsamt nicht zu bewältigen ist. Grossvereine schaffen Untereinheiten mit unterschiedlich ausgeprägten Kompetenzen. Es gibt Verbände mit Sektionen auf lokaler und/oder kantonaler Ebene und einem Dachverband auf Bundesebene.
Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen. Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).
Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.
Der Vorstand kann für die Organisation seiner Geschäftsführung oder für die Geschäftsstelle Reglemente erlassen und nach Bedarf anpassen. Die Reglemente dürfen den Statuten nicht widersprechen.
Die Retrospektive ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich nach Abschluss eines (Teil)-Projekts für einen kurzen Rückblick trifft. Im Zentrum steht ein Austausch darüber, wie es gelaufen ist, was man gelernt hat und für das nächste Projekt anpassen will. Eine Retrospektive kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer mindestens eine Stunde.
Social Media (Soziale Medien) bezeichnen digitale Medien und Technologien, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu erstellen. Die zurzeit bekannteste Social Media-Plattform ist Facebook. Dazu gehören aber auch Dienste wie google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsapp.
Der Vorstand kann sich für die Organisation seiner Vorstandsarbeit eine Verfahrensordnung geben oder ein Geschäftsreglement. Diese regeln und erleichtern die Zusammenarbeit. Verfahrensordnungen oder Reglemente können für sämtliche Gremien oder Organe des Vereins erstellt werden.
Der Vorstand entscheidet in der Regel mit einfachem Mehr der anwesenden Vorstandsmitglieder. Für ganz wichtige Entscheidungen können die Vorstandsmitglieder das Konsensprinzip (Einstimmigkeit) anwenden. Im Vorstandsreglement oder in den Statuten kann festgehalten werden, was bei Stimmengleichheit geschieht oder was passiert, wenn nur ein Teil der Vorstandsmitglieder anwesend ist. In der Regel hat die Präsidentin, der Präsident bei Stimmengleichheit den Stichentscheid.
Vorstandsmitglieder arbeiten oft viel und unentgelltlich. Es ist daher wichtig, nicht nur die Mitglieder, sondern auch den Vorstand zu pflegen. Eine gute Sitzungs- und Anerkennungskultur kann unterstützend und motivierend sein.
Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet. In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert. An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.
Vorstandsbeschlüsse können an einer Sitzung gefasst werden oder in Form eines Zirkularbeschlusses, bei dem alle Vorstandsmitglieder mit ihrer Unterschrift Zustimmung oder Ablehnung ausdrücken. Im Zeitalter der E-Mails wird die Unterschrift durch einen zustimmenden oder ablehnenden Satz oder entsprechende Kreuze ersetzt. Verlangt ein Vorstandsmitglied eine mündliche Diskussion, so muss diese gewährt werden. Zirkularbeschlüsse sind nur gültig, wenn die Statuten dies erlauben.
Zusammenarbeit heisst, Dinge zusammen zu machen: etwas erledigen, erreichen, bewirken. Jede Zusammenarbeit wird durch drei «Faktoren» bestimmt: Die einzelnen Individuen (ICH), die Gruppe (WIR) und das Thema, an welchem gearbeitet wird. In einer guten Zusammen-arbeit halten sich die drei Faktoren die Waage, keiner kommt zu kurz.
Es ist sehr hilfreich, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist, d. h., wenn es eine klare Kompetenzregelung gibt. Das bewährt sich nicht nur für die Aufgabenverteilung im Vorstand und bei den Ressorts, sondern auch zwischen dem Vorstand und der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder dem Betrieb. Eine klare Kompetenzordnung beugt Konflikten vor.