Jahresbericht
Der Jahresbericht beinhaltet die Jahresrechnung des Vereins. Er zeigt, wofür und mit welchem Erfolg die Vereinsmittel eingesetzt wurden. Damit ist er Grundlage für die Entlastung des Vorstands und seine Wiederwahl.
Eine gesetzlich vorgeschriebene Form und Präsentation für den Jahresbericht gibt es nicht; meistens wird er schriftlich verfasst.
Weiterführende Hinweise zu wichtigen Aspekten dieses Unterthemas finden Sie unten auf dieser Seite.
Der Rechenschaftsbericht (auch Berichterstattung oder Reporting genannt) hilft einem übergeordneten Gremium, die Situation einzuschätzen und für die Zukunft Vorkehrungen zu treffen. Der Vorstand legt gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab. Er tut dies mit dem Jahresbericht und der Jahresrechnung. Die Geschäftsstelle oder die Arbeitsgruppen berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht hat immer eine inhaltliche und eine finanzielle Komponente. Zusammen mit der Kontrolle bildet er die Grundlage für die Wahrnehmung der Verantwortung der übergeordneten Stelle. So legt z.B. der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab (Jahresbericht und Jahresrechnung). Oder die Geschäftsstelle berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht erfolgt mündlich oder schriftlich.
Frage
Stimmt es, dass über den Revisionsbericht nicht abgestimmt werden soll? Ist es richtig, nach der Genehmigung des Jahresberichts über den Revisionsbericht und anschliessend über die Jahresrechnung abzustimmen?
Antwort
Der Revisionsbericht wird von einer unabhängigen Person oder Stelle verfasst. Er empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und enthält allenfalls weitere Empfehlungen.
Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt; er dient den Mitgliedern zur Meinungsfindung betreffend der Jahresrechnung. Falls die Mitglieder mit der Arbeit der Revisionstelle nicht zufrieden sind, können sie diese abwählen und jemand anders vorschlagen.
Frage
Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?
Antwort
Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern, Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.
Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.
Man unterscheidet zwischen interner und externer Kommunikation. Die meint den Austausch zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und Mitgliedern, die externe Kommunikation zeigt den Verein einer aussenstehenden Öffentlichkeit. Die Kommunikation ist eine wichtige Führungsaufgabe. Im Vorstand getroffene Entscheide müssen intern rechtzeitig, sorgfältig und verständlich kommuniziert werden. Sowohl interne wie externe Kommunikation soll klar und wahr sein.
Was man früher Beziehungen oder Vitamin B nannte, heisst heute Netzwerk. Die Pflege verschiedener Beziehungen und Kontakte ist wichtig im Vereinsleben. Persönliche Beziehungen machen den Verein bekannt, dienen der Mittelbeschaffung und der Mitgliederwerbung. vitamin B bietet Vernetzung für Vereinsvorstände an.
Ein Patronats- oder Matronatskomitee wird zusammengestellt, um einem Projekt oder Verein zu mehr Prestige und Öffentlichkeit zu verhelfen. Die Patronatsmitglieder müssen nicht Vereinsmitglieder sein, sie stehen vor allem mit ihrem Namen für den Veranstaltungs- oder Organisationszweck ein. In erster Linie erfüllen sie Repräsentationspflichten und sind nicht selber aktiv. Es ist wichtig, sie regelmässig zu informieren und den Kontakt zu ihnen zu pflegen.
Public Relations ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Er umschreibt die Beziehungen, die eine Organisation zu ihrem relevanten Umfeld pflegt. Damit sind sowohl die Nutzniesserinnen und Nutzniesser der eigenen Dienstleistung als auch die Spenderinnen und Spender, die Mitglieder und die subventionsgebenden Behörden und Ämter gemeint. Ziel ist es, einen hohen Bekanntheitsgrad insbesondere bei Sponsorinnen und Gönnern sowie ein positives Image zu erreichen.
Eine eigene Vereinswebsite ist eine gute Möglichkeit, den Verein in der Öffentlichkeit zu präsentieren und den Mitgliedern Informationen zu bieten. Sie muss allerdings aktuell gehalten werden, damit sie eine gute Visitenkarte abgibt. Im Umgang mit persönlichen Daten sind die Vorschriften des Datenschutzes zu beachten; Fotos gehören ebenfalls zu den persönlichen Daten.
Um den Verein in der Öffentlichkeit zu präsentieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten: von der Teilnahme an der Gewerbeausstellung über den Schnuppertag bis hin zum Grosseinsatz bei einer Bachreinigung. Damit die Aktionen gelingen, müssen sie zu den Zielsetzungen des Vereins passen, dem Budget entsprechen und die personellen und fachlichen Möglichkeiten des Vereins berücksichtigen.
Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern. Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel. Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll. Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.
Nicole Zeiter, Neue Konzepte für die erfolgreiche PR-Arbeit, Der Leitfaden für die Praxis. Verlag Huber, (2. erweiterte Auflage 2008)
Walter Fischer: Tue Gutes und rede darüber. Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit für Nonprofit-Organisationen. Orell Füssli Verlag, Zürich (1. Auflage 2002).
Mit dem Jahresbericht legt der Vorstand gegenüber der Vereinsversammlung und der interessierten Öffentlichkeit Rechenschaft über seine Tätigkeit im vergangenen Jahr ab. Der Jahresbericht zeigt, wofür und mit welchem Erfolg die Vereinsmittel eingesetzt wurden, und umfasst auch die Jahresrechnung. Er dient zudem als Grundlage für die Entlastung des Vorstands und seine Wiederwahl. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form und Präsentation für den Jahresbericht gibt es nicht; er wird allermeistens schriftlich verfasst. In der Versammlung werden er ganze Bericht oder die wichtigsten Punkte daraus vorgetragen. Als ansprechend gestaltete Broschüre kann der Jahresbericht für die Mitgliederwerbung, Mittelbeschaffung und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden.
Frage
Für die Mitgliederversammlung muss bekanntlich ein Jahresbericht erstellt werden. Gibt es eine Vorschrift betreffend Länge bzw. Inhalt?
Antwort
Der Jahresbericht hat den Zweck, die Mitglieder und allenfalls eine weitere Öffentlichkeit über die wichtigen Ereignisse des Geschäftsjahres zu orientieren. Es gibt keine Mengenvorschrift. Der Inhalt ist jedoch definiert durch den Zweck: Die Mitglieder sollen entscheiden können, ob der Vorstand die Geschäfte des Vereins im Sinne des Zweckes wahrnimmt. Er dient als Grundlage für die Décharge-Erteilung (Entlastung) und muss entsprechend verfasst sein: Er soll also Schwerpunkte der Tätigkeit abbilden, Auskunft geben über die Zielerreichung, wichtige personelle Wechsel, die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen etc. Nicht zuletzt bildet der Jahresbericht auch die Grundlage für die Wiederwahl des Vorstandes: War er aktiv zugunsten des Vereins oder nicht? Der Jahresbericht ist also mehr als nur eine mühsame Pflicht, er hat den Charakter eines Rechenschaftsberichts und ist entsprechend ernst zu nehmen. Gleichzeitig ist es häufig auch eine "Visitenkarte" des Vereins.
Mit dem Jahresbericht legt der Vorstand gegenüber der Vereinsversammlung und der interessierten Öffentlichkeit Rechenschaft über seine Tätigkeit im vergangenen Jahr ab. Der Jahresbericht zeigt, wofür und mit welchem Erfolg die Vereinsmittel eingesetzt wurden, und umfasst auch die Jahresrechnung. Er dient zudem als Grundlage für die Entlastung des Vorstands und seine Wiederwahl. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form und Präsentation für den Jahresbericht gibt es nicht; er wird allermeistens schriftlich verfasst. In der Versammlung werden er ganze Bericht oder die wichtigsten Punkte daraus vorgetragen. Als ansprechend gestaltete Broschüre kann der Jahresbericht für die Mitgliederwerbung, Mittelbeschaffung und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden.
Frage
Für die Mitgliederversammlung muss bekanntlich ein Jahresbericht erstellt werden. Gibt es eine Vorschrift betreffend Länge bzw. Inhalt?
Antwort
Der Jahresbericht hat den Zweck, die Mitglieder und allenfalls eine weitere Öffentlichkeit über die wichtigen Ereignisse des Geschäftsjahres zu orientieren. Es gibt keine Mengenvorschrift. Der Inhalt ist jedoch definiert durch den Zweck: Die Mitglieder sollen entscheiden können, ob der Vorstand die Geschäfte des Vereins im Sinne des Zweckes wahrnimmt. Er dient als Grundlage für die Décharge-Erteilung (Entlastung) und muss entsprechend verfasst sein: Er soll also Schwerpunkte der Tätigkeit abbilden, Auskunft geben über die Zielerreichung, wichtige personelle Wechsel, die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen etc. Nicht zuletzt bildet der Jahresbericht auch die Grundlage für die Wiederwahl des Vorstandes: War er aktiv zugunsten des Vereins oder nicht? Der Jahresbericht ist also mehr als nur eine mühsame Pflicht, er hat den Charakter eines Rechenschaftsberichts und ist entsprechend ernst zu nehmen. Gleichzeitig ist es häufig auch eine "Visitenkarte" des Vereins.
Christa und Emil Zopfi: Leichter im Text. Ein Schreibtraining. Zytglogge Verlag, Bern (2. Auflage 2001).
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