Aktuariat
Aktuarin, Aktuar nennt man das Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Dieses Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie Mitgliederverwaltung oder Führung des Archivs beinhalten.
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Aktuarin, Aktuar ist die Bezeichnung für dasjenige Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Das Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie die Führung des Archivs oder die Mitgliederverwaltung umfassen.
Das Sekretariat bewältigt die administrativen Belange des Vereins, z. B. die Protokollierung der Sitzungen und die Verwaltung der Mitgliederlisten. Es wird von einem Vorstandsmitglied oder in Delegation durch die Geschäftsstelle geführt. Das entsprechende Vorstandsressort wird Aktuariat genannt.
Im Vereinsarchiv werden die wichtigsten Unterlagen systematisch und sorgfältig aufbewahrt, damit sie für nachfolgende Generationen zugänglich sind. Neben Protokollen und Jahresberichten können Fotos, Zeitungsausschnitte und persönliche Berichte die Geschichte des Vereins und die ehrenamtlich geleistete Arbeit dokumentieren. Geschäftliche Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Es gibt Gemeinden, die bereit sind, Vereinsarchive aufzubewahren. Das Vereinsarchiv ist speziell bei Jubiläen wichtig.
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss einfach während 10 Jahren gelesen werden können. Da wir nicht wirklich wissen, ob und wie wir einen elektronischen Beleg in 10 Jahren lesen können, werden die Belege in Papierform archiviert. Originalbelege können also eingescannt an den Verein geschickt werden, müssen aber vom Verein als Papierbeleg 10 Jahre lang archiviert werden.
Der Verein muss seine Aktivitäten dokumentieren, d. h. in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen und anderen Unterlagen festhalten und mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Frage
Wir sind daran, einen Verein zu gründen, der eine neue Sportart in der Gemeinde lancieren will. Können wir in den Statuten schreiben, dass bei einer Auflösung des Vereins der Liquidationserlös zur Verwaltung an die Gemeinde übergeben wird? (Falls ein neuer Verein mit den gleichen Zielen gegründet wird.) Soll im Auflösungsartikel stehen, dass die Vereinsakten der Gemeinde zur Archivierung übergeben werden?
Antwort
Grundsätzlich sollten die Statuten keine Bestimmungen enthalten, welche auch Dritte betreffen, wenn diese nicht ausdrücklich mit einer solchen Regelung einverstanden sind. Konkret heisst das, dass der Verein sich bei der Gemeinde erkundigen muss, ob sie einverstanden ist, das Geld zu verwalten und die Vereinsakten zu archivieren.
Die Vereinschronik dokumentiert die Geschichte des Vereins. Sie lässt sich aus den Unterlagen des Archivs und allenfalls mit Aussagen von Zeitzeugen zusammenstellen. Besonders gediegene Varianten werden in Buchform herausgegeben. Heutzutage findet sich auf vielen Vereinswebsites eine Vereinschronik in zusammengefasster Form. Vereinsjubiläen bieten einen geeigneten Anlass, um eine Chronik zu erstellen oder in Auftrag zu geben.
Der Begriff "Interne Kommunikation" meint die Kommunikation zwischen Vorstand, Mitgliedern, Arbeitsgruppen oder Kommissionen. Dabei geht es um die Optimierung der organisatorischen Abläufe (Effizienz), der Informationsverbreitung (Transparenz), des Austausches (Dialog). Eine gute interne Kommunikation steigert die Motivation der Beteiligten und bindet sie besser in dern Verein ein.
Der Verein führt eine Mitgliederliste oder eine Mitgliederdatei und vermerkt darin die wichtigsten Angaben zu den einzelnen Mitgliedern (Mitgliederdaten).
Der Kontakt zu den Vereinsmitgliedern muss gepflegt werden. Regelmässige Informationen über Vereinsaktivitäten, Einladungen zu speziellen Anlässen oder ein attraktives Rahmenprogramm der Mitgliederversammlung halten das Interesse der Mitglieder am Verein wach.
Die Mitgliederverwaltung beinhaltet die administrative Seite der Mitgliederpflege wie Adressverwaltung, Führen der Mitgliederliste, Versand, Bearbeiten der Ein- und Austritte, Beitragserhebung und -verbuchung, Ausstellen von Mitgliederausweisen und die Führung des Archivs mit allen für den Verein wichtigen Dokumenten. Je nach Grösse des Vereins gibt es geeignete Softwares für die Mitgliederverwaltung.
Administrative und organisatorische Aufgaben im Verein lassen sich durch Software erleichtern. Vom Buchhaltungsprogramm mit einfacher Lohnadministration über Adressverwaltungssysteme bis zur Verbandssoftware gibt es unzählige Angebote. Wichtig ist, eine auf die Bedürfnisse des eigenen Vereins zugeschnittene Lösung zu finden. Weil die Bedürfnisse der Vereine heterogen und der Softwaremarkt gross und äusserst dynamisch ist, kann vitamin B keine Empfehlungen, Testvergleiche oder Erfahrungsberichte abgeben. Wir führen aber eine Liste mit Links von Anbieter/innen, die bei uns per Mail angefragt werden kann.
Sowohl die Vereinsversammlung als auch der Vorstand kann Beschlüsse fassen, indem sie ein Geschäft verabschieden. Beschlüsse sollten protokolliert werden.
Das Beschlussprotokoll hält die Ergebnisse einer Sitzung schriftlich fest: Entscheide (bei wichtigen Geschäften evtl. unter Angabe der Mehr- und Minderheitsstimmen), wer was bis wann erledigen und wer wem berichten muss. Im Gegensatz zum Beschlussprotokoll enthält das Vollprotokoll sämtliche Voten im Wortlaut (z. B. Gerichtsprotokoll oder Parlamentsprotokoll). Eine gebräuchliche Art ist die Zwischenform, das zusammenfassende Protokoll, in dem nur die wichtigsten Standpunkte der Diskussion und die Beschlüsse aufgeführt sind.
Frage
Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?
Antwort
Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:
- Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
- Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
- Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.
Das Protokoll dokumentiert den Sitzungsinhalt in knapper schriftlicher Form. Es gibt Auskunft über An- und Abwesenheiten und über die besprochenen Traktanden. Es dient als Erinnerungshilfe und als Planungs- und Kontrollinstrument und beantwortet folgende Fragen: Was wurde beschlossen? Allenfalls mit welchen Mehrheiten oder Gegenstimmen? Wer macht bis wann was? Es sollte deshalb immer unmittelbar nach der betreffenden Sitzung an alle anwesenden und abwesenden Mitgliedern versandt werden. Es muss auch für jene, die nicht an der Sitzung teilnahmen, verständlich sein. Das Protokoll muss der Wahrheit entsprechen, denn es bildet die Grundlage für die Anfechtung von Beschlüssen. Werden nur die Entscheidungen des Vorstands oder der Vereinsversammlung schriftlich festgehalten, handelt es sich um ein Beschlussprotokoll, wobei die unterlegene Minderheit Anspruch darauf hat, ihren Standpunkt ebenfalls protokollieren zu lassen. Daneben gibt es auch umfassendere Protokolle, die den Verlauf der Debatte abbilden oder die den ganzen Wortlaut aufführen (Wort- oder Vollprotokoll).
Zu Beginn der Sitzung oder Versammlung wird der Protokollführer, die Protokollführerin bestimmt, sofern es nicht immer dieselbe Person ist. Das Protokoll dient als Beleg dafür, was behandelt und wie entschieden wurde. Die Protokollführung ist ein anspruchvolles Amt. Heikle Protokolleinträge sollen vor der definitiven Niederschrift von den Anwesenden bestätigt werden. Es bewährt sich, wenn die Sitzungsleitung zusammenfasst, was im Protokoll aufzuschreiben ist.
Das Protokoll dokumentiert die Sitzungen. Was im Protokoll steht, muss den Tatsachen entsprechen. Das Protokoll der vorhergehenden Sitzung wird deshalb an der nächsten Sitzung genehmigt. Dadurch wird sichergestellt, dass es korrekt verfasst wurde.
Ist ein Protokolleintrag mangelhaft, kann dessen Änderung beantragt werden. In der Regel wird zu Beginn der Sitzung das Protokoll der letzten Sitzung genehmigt. Die Berichtigung des Protokolls ist dann angezeigt, wenn ein Beschluss oder eine Diskussion nicht korrekt aufgezeichnet oder etwas Wichtiges nicht ins Protokoll aufgenommen wurde. Eine Berichtigung muss mit Mehrheitsbeschluss angenommen werden.
Wird ein Schriftstück, das einen rechtlich bedeutenden Inhalt hat, abgeändert oder falsch formuliert, kann dies eine strafbare Urkundenfälschung oder Falschbeurkundung sein. Die nachträgliche Abänderung eines Protokolls ohne Zustimmung der Beteiligten kann diesen Charakter haben.
Frage
In unseren Stauten steht nicht, wann das Protokoll der Vereinsversammlung verschickt werden muss. Reicht es, dieses der nächsten Einladung zur Vereinsversammlung beizulegen oder sollte es möglichst zeitnah nach der Versammlung verschickt werden?
Antwort
Im Gesetz ist der Versand von Protokollen nicht geregelt. Falls die Statuten dazu nichts bestimmen und keine langjährige, sinnvolle Gewohnheit bereits besteht, kann der Vorstand den Versand nach Gutdünken handhaben.
Vorteil eines zeitnahmen Versandes ist, dass die Mitglieder - vor allem auch die Abwesenden - rechtzeitig Kenntnis von den Beschlüssen erhalten. Muss das Protokoll von der Vereinsversammlung genehmigt werden , wird es als "Protokollentwurf" bezeichnet. Mit einem zeitnahen Versand nach der Genehmigung durch der Vorstand können die Mitglieder aufgefordert werden, allfällige Beanstandungen anzubringen. Der Vorstand bringt dann - falls nötig - eine bereinigte Fassung an der nächsten Versammlung zur Abstimmung. Gemäss Art. 75 ZGB kann ein Mitglied Beschlüsse, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen, binnen Monatsfrist nach Erhalt des Protokolls beim Gericht anfechten. Auch deshalb macht ein frühzeitiger Versand Sinn. Anderfalls könnte nach einem Jahr noch eine Klage erfolgen .
Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann das Protokoll als zusätzliches Dokument angehängt werden. Hat der Verein auf seiner Website einen internen Bereich, kann das Dokument dort abgelegt und die Mitglieder entsprechend informiert werden.
Fazit:
- Das Protokoll dient der Information der Mtglieder, was für eine zeitnahe Zustellung spricht.
- Damit die Mitglieder das Protokoll an der Vereinsversammlung genehmigen können, müssen sie deren Wortlaut kennen, was für eine (nochmalige) Zustellung des Protokolls mit der Einladung spricht.
- Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, elektronische Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist allerdings auf nicht elektronisch vernetzte Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
- Das Protokoll wird in der Regl vom Verfasser/von der Verfasserin und der Präsidentin/dem Präsidenten unterzeichnet.
- Der Vorstand kann auch mittels eines entsprechenden Antrags an die Mitgliederversammlung den Versand von Protokollen regeln. Damit kann er den Wünschen der Mitgliedern entgegenkommen. Dafür braucht es keine statuarische Bestimmung, ein protokollierter Beschluss der Versammlung genügt.
Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet. In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert. An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.
Frage
Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?
Antwort
Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.
Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.
Innerhalb von Organisationen werden Aufgaben an verschiedene Stellen oder Personen verteilt. Entweder werden von vorgesetzten Stellen ausdrücklich Aufträge erteilt, oder der Handlungsauftrag ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, der Kompetenzregelung, dem Ressort, dem Vorstandsreglement oder einer anderen Organisationsgrundlage. Die Auftragsklärung ist eine wichtige Aufgabe der Führung. Unklare Aufträge führen zu schlechten Ergebnissen und häufig zu Konflikten. Ein Auftrag ist auch eine Vertragsart des Obligationenrechts (OR).
Für sich wiederholende Abläufe und Tätigkeiten, z. B. die Planung und Durchführung der Jahresversammlung, des Jahresberichts oder einer Sitzung, sind Checklisten hilfreiche Arbeitsinstrumente. Sind sie einmal erstellt, können sie immer wieder verwendet und angepasst werden.
Delegieren heisst, eine Aufgabe von einer anderen Person oder einer Gruppe ausführen lassen. Ein Vorstand kann zum Beispiel Aufgaben an Arbeitsgruppen, an einzelne Mitglieder des Vereins oder an eine Geschäftsstelle delegieren. Mit den Aufgaben sollen auch die entsprechenden Befugnisse (Kompetenzen) und die Verantwortung dafür delegiert werden, auch wenn die Gesamt- oder Letztverantwortung beim Vorstand bleibt.
Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.
Wo sich mehrere Menschen zusammenschliessen, um gemeinsam etwas zu erreichen, ist es hilfreich, ihre Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären. Das kann mit einer Funktionsbeschreibung, einem Zuständigkeitsreglement oder einem Pflichtenheft geschehen. Darin wird definiert, wie die entsprechende Funktion heisst, welchem Gremium oder Bereich die damit betraute Person angehört, welches ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind und wem sie über ihre Arbeit zu berichten hat, d. h., wer die vorgesetzte Stelle ist. In einem Funktionendiagramm sind alle in der Organisation vorhandenen Funktionen aufgeführt
Mit der Geschäftsordnung gibt sich der Vorstand ein Reglement, das seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, der Ressorts und des Gesamtvorstands definiert. Die Geschäftsordnung kann je nach Statuten auch von der Mitgliederversammlung erlassen werden.
Die Get it Done Session ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich trifft, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen. Vor der Get it Done Session werden Aufgaben gesammelt und der zeitliche Rahmen festgehalten. Mögliche Aufgaben für eine Get it Done Session mit dem Vorstand könnten sein, ein Budget erstellen, einen Versand erledigen, ein Archiv aufräumen, Social Media Kampagne planen usw. Eine Get it Done Session kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer 2 Stunden oder länger.
Kanban ist eine einfache (japanische) Planungsmethode, die die Erledigung von Arbeiten und die Zusammenarbeit erleichtert. Kanban macht einzelne Schritte und Aufgaben sichtbar und hilft, Missverständnissen vorzubeugen und keine Aufgaben «zu vergessen». Für Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen analogen oder digitalen Board, auf dem jede Arbeit auf einem Post-it erfasst ist, welches dann im Lauf des Arbeitens links (to do) nach rechts (done) bewegt wird.
Gemeint ist die Zuständigkeitsverteilung zwischen Mitgliederversammlung und Vorstand sowie zwischen Vorstand und Geschäftsstelle oder Betrieb. Auch für Ressorts im Vorstand, ist es sinnvoll, neben Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die Entscheidungsbefugnisse zu beschreiben. Dazu gehören die Beschreibung der Tätigkeiten und die Berechtigung, Geld in einem bestimmten Betrag zu verwenden, sowie die Verpflichtung, den Vorstand darüber zu orientieren (Berichterstattung). Die Kompetenzordnung kann in einem Reglement festgehalten werden. Die Verantwortung für die Tätigkeiten in den einzelnen Ressorts liegt immer auch beim Gesamtvorstand.
Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch. Es gibt also keine Verlierer/innen. Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.
Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.
Frage
Wer ist Königin, wer König im Verein?
Antwort
Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.
Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.
Das Organigramm zeigt auf, wer in welcher Position und Funktion für den Verein tätig ist. Es macht die Unterstellungsverhältnisse und die Bereichszugehörigkeiten sowie die Beziehungen unter den Organisationseinheiten grafisch sichtbar.
Der Vorstand ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Dazu gehört auch eine zweckmässige Struktur und Organisation für die Bewältigung der Vereinsaufgaben. Viele Vereine richten ein Sekretariat oder eine Geschäftsstelle ein, sofern die Mittel es erlauben und die Geschäftslast im Vorstandsamt nicht zu bewältigen ist. Grossvereine schaffen Untereinheiten mit unterschiedlich ausgeprägten Kompetenzen. Es gibt Verbände mit Sektionen auf lokaler und/oder kantonaler Ebene und einem Dachverband auf Bundesebene.
Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen. Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).
Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.
Der Vorstand kann für die Organisation seiner Geschäftsführung oder für die Geschäftsstelle Reglemente erlassen und nach Bedarf anpassen. Die Reglemente dürfen den Statuten nicht widersprechen.
Die Retrospektive ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich nach Abschluss eines (Teil)-Projekts für einen kurzen Rückblick trifft. Im Zentrum steht ein Austausch darüber, wie es gelaufen ist, was man gelernt hat und für das nächste Projekt anpassen will. Eine Retrospektive kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer mindestens eine Stunde.
Social Media (Soziale Medien) bezeichnen digitale Medien und Technologien, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu erstellen. Die zurzeit bekannteste Social Media-Plattform ist Facebook. Dazu gehören aber auch Dienste wie google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsapp.
Der Vorstand kann sich für die Organisation seiner Vorstandsarbeit eine Verfahrensordnung geben oder ein Geschäftsreglement. Diese regeln und erleichtern die Zusammenarbeit. Verfahrensordnungen oder Reglemente können für sämtliche Gremien oder Organe des Vereins erstellt werden.
Der Vorstand entscheidet in der Regel mit einfachem Mehr der anwesenden Vorstandsmitglieder. Für ganz wichtige Entscheidungen können die Vorstandsmitglieder das Konsensprinzip (Einstimmigkeit) anwenden. Im Vorstandsreglement oder in den Statuten kann festgehalten werden, was bei Stimmengleichheit geschieht oder was passiert, wenn nur ein Teil der Vorstandsmitglieder anwesend ist. In der Regel hat die Präsidentin, der Präsident bei Stimmengleichheit den Stichentscheid.
Vorstandsmitglieder arbeiten oft viel und unentgelltlich. Es ist daher wichtig, nicht nur die Mitglieder, sondern auch den Vorstand zu pflegen. Eine gute Sitzungs- und Anerkennungskultur kann unterstützend und motivierend sein.
Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet. In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert. An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.
Vorstandsbeschlüsse können an einer Sitzung gefasst werden oder in Form eines Zirkularbeschlusses, bei dem alle Vorstandsmitglieder mit ihrer Unterschrift Zustimmung oder Ablehnung ausdrücken. Im Zeitalter der E-Mails wird die Unterschrift durch einen zustimmenden oder ablehnenden Satz oder entsprechende Kreuze ersetzt. Verlangt ein Vorstandsmitglied eine mündliche Diskussion, so muss diese gewährt werden. Zirkularbeschlüsse sind nur gültig, wenn die Statuten dies erlauben.
Zusammenarbeit heisst, Dinge zusammen zu machen: etwas erledigen, erreichen, bewirken. Jede Zusammenarbeit wird durch drei «Faktoren» bestimmt: Die einzelnen Individuen (ICH), die Gruppe (WIR) und das Thema, an welchem gearbeitet wird. In einer guten Zusammen-arbeit halten sich die drei Faktoren die Waage, keiner kommt zu kurz.
Es ist sehr hilfreich, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist, d. h., wenn es eine klare Kompetenzregelung gibt. Das bewährt sich nicht nur für die Aufgabenverteilung im Vorstand und bei den Ressorts, sondern auch zwischen dem Vorstand und der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder dem Betrieb. Eine klare Kompetenzordnung beugt Konflikten vor.