Kassieramt
Die Kassierin, der Kassier befasst sich mit den Finanzen und der Rechnungsführung des Vereins. Eine andere Bezeichnung für dieses Ressort ist Quästorat.
In kleineren Vereinen gehören zum Kassieramt oft Buchhaltung, Kassenführung, Jahresabschluss und Budget. Aber der gesamte Vorstand trägt die Verantwortung für die Finanzen mit.
Weiterführende Hinweise zu wichtigen Aspekten dieses Unterthemas finden Sie unten auf dieser Seite.
Grössere Anschaffungen, die über mehrere Jahre im Einsatz sind, können „aktiviert“ werden, d.h. sie belasten die laufende Erfolgsrechnung nicht, sondern werden als Aktivposten in die Rechnung aufgenommen. Der Wertverlust der Anschaffung muss über Abschreibungen in der Buchhaltung dem effektiven Wert angepasst werden. Es gibt zwei hauptsächliche Abschreibungsmethoden: die lineare Abschreibung – hier wird jedes Jahr die gleiche Summe abgeschrieben – oder die Abschreibung vom Buchwert (= Wert der Anschaffung in der Buchhaltung) – hier wird jedes Jahr prozentual gleich viel vom Buchwert abgeschrieben, der Abschreibungssatz bleibt gleich, da der Buchwert jedes Jahr kleiner wird, wird auch der Abschreibungsbetrag kleiner. Wenn der Verein steuerpflichtig ist, dürfen nur Abschreibungen gemäss den kantonalen Vorgaben gemacht werden.
Frage
Die Finanzen spielen in unserem Verein keine sehr grosse Rolle. Wir vertrauen uns gegenseitig, der Kassier macht die Ein- und Auszahlungen. Sind wir trotzdem verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen?
Antwort
Seit 2008 enthalten die Gesetzesbestimmungen über die Vereine im Art. 69a ZGB folgenden Artikel:
"Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss."
Der Vorstand ist demnach verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Abgesehen von der Pflicht, ist es auch sonst wichtig, die finanziellen Angelegenheiten sauber und genau abzuwickeln, auch wenn es sich nicht um grosse Summen handelt. Vertrauen ist gut, aber gerade Finanzen können schnell einmal ein Grund für Unstimmigkeiten sein. Die Mitglieder haben das Recht zu wissen, wie das Geld eingenommen und ausgegeben wird, und der Vorstand sollte jederzeit darüber Auskunft geben können.
Gemäss Gesetz (Art. 69a ZGB) ist der Vorstand verpflichtet, die Geschäftsbücher des Vereins zu führen. Dabei gelten die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung sinngemäss. Aus der Buchführung sollen die Vermögenssituation, die Schulden und Guthaben sowie die Betriebsergebnisse (Gewinn oder Verlust) des Vereins für das Geschäftsjahr hervorgehen. Mit der Führung einer doppelten Buchhaltung werden diese Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung erfüllt. Vereine, die, um ihren Zweck zu erfüllen, ein Gewerbe nach kaufmännischer Art betreiben, sind verpflichtet, sich ins Handelsregister einzutragen und unterliegen der Buchführungspflicht.
Der Verein muss seine Aktivitäten dokumentieren, d. h. in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen und anderen Unterlagen festhalten und mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Aus den Statuten, allenfalls aus dem Handelsregistereintrag, geht die Zeichnungsberechtigung der Vorstandsmitglieder hervor. Wer über wie viel Geld in welchem Zeitraum selbstständig verfügen oder entsprechende Verpflichtungen eingehen darf, muss zusätzlich in einem Geschäftsreglement festgelegt werden. Die Limitierung der Ausgabenkompetenz, z. B. durch Doppelunterschrift oder Vorstandsbeschluss, stellt sicher, dass nur berechtigt Geld vom Konto abgehoben wird.
Je nach Art des Vereins machen die Ausgaben für Drucksachen und Versand einen grossen Posten in der Buchhaltung aus. Auch kleine Beträge sollen ordentlich erfasst und belegt werden.
Frage
Wir können wir Rechnungen mit QR Codes erstellen?
Antwort
Die meisten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen, die das Erstellen von Rechnungen erlauben, haben ihre Software so angepasst, dass das Erstellen der Rechnung mit QR Code möglich ist. Unter Umständen ist das Installieren einer neuen Programmversion notwendig.
Für Vereine, die ohne entsprechendes Programm arbeiten und bisher den roten Einzahlungsschein der Post verwendet haben, ist das Vorgehen wie folgt:
- Erstellen der Rechnungen mit QR Code mit dem QR Generator:
1. Aufrufen des QR Generators über den Link *1 https://www.postfinance.ch/de/support/tools-rechner/qr-generator.html
2. Erfassen des Zahlungsempfängers inkl. IBAN-Nummer (also eigener Verein)
3. Erfassen von Zahlungsinformation (Betrag und evtl. Mitteilung, z.B. „Mitgliederbeitrag“ – diese Informationen können auch leer gelassen werden)
4. Erfassen Zahlungspflichtiger (vor allem für einzelne Rechnungen – diese Information kann auch leer gelassen werden)
5. Erstellen der QR-Rechnung als PDF. Dieses PDF kann ausgedruckt werden (Papier mit Perforation kann bei Druckereien oder im Postshop Link https://shop.post.ch/shop/de/b-ro-papeterie/b-robedarf/buroline-einzahlungsschein-qr-code/p/551402 bestellt werden).
6. Für Einzahlungsscheine ohne Betrag (z.B. für Spenden) kann eine QR-Rechnung mit dem Generator erstellt und dann x-fach ausgedruckt werden (am eigenen Drucker oder in einer Druckerei). Die einzahlende Person ergänzt den Einzahlungsschein mit Betrag und Absender.
*1 Es sind weitere Tools vorhanden, um eine QR-Rechnung zu erstellen, z.B.: https://qr-rechnung.net/#/
Die Rechnungslegung umfasst die Rechnungsführung und die Darstellung der Rechnung. Je nach Art des Vereins und je nach statutarischen Bestimmungen gibt es unterschiedliche Regeln, wie die Rechnung zu führen und darzustellen ist.
Frage
Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?
Antwort
Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."
Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.
Rückstellungen dürfen für erwartete, aber nicht genau bestimmbare Verpflichtungen getätigt werden, z.B. Garantieleistungen, Schadensfälle, Reparaturen, Prozesse. Es müssen drei Bedingungen zutreffen: Verpflichtungen (Muss), ohne Gegenwert, wahrscheinlich. Rückstellungen sind Fremdkapital. Renovationen, Ersatzbeschaffungen, Reorganisationen, Vereinsjubiläen, künftige Projekte, Weiterbildung usw. sind keine Rückstellungen, sondern: Reserven. Es können interne Reserven gebildet werden für Jubiläum, Anschaffungen, bauliche Massnahmen usw. oder Reserven für Leistungen an Dritte, z.B. Spenden, die für Projekt eingegangen sind. Reserven gehören zum Eigenkapital.
Frage
Unser Verein wurde letztes Jahr im Juli gegründet. Ist es richtig, dass wir unsere Jahresabrechnung erst per Ende dieses Jahres machen müssen und damit verbunden die Steuerrechnung?
Antwort
Die Jahresrechnung des Vereins können Sie abschliessen, wie es in den Statuten vorgesehen ist. Für das Steuerjahr gilt aber das Kalenderjahr. Falls Ihr Verein in diesem ersten halben Vereinsjahr einen Gewinn erzielt hat, der über der Freigrenze liegt, müssen Sie eine Steuererklärung ausfüllen. In den Kantonen Bern und Luzern müssen Sie Ihren Verein bei der Steuerbehörde anmelden.
Rechnungswesen für Kaufleute (Verlag SKV)
Jürg Leimgruber, Urs Prochinig
Conrad Meyer, Rolf Mosimann (Hrsg.): Der kleine Merkur. Band 1: Recht (8. Auflage 2003). Band 2: Betriebswirtschaft (6. erweiterte Auflage 2005). Schulthess Juristische Medien AG, Zürich.
Lehr- und Nachschlagwerk für alle Interessierten, ein Evergreen.
Arnold H. Lanz: Die Finanzbuchhaltung. Cosmos-Verlag (2. erweiterte Auflage 2002).
Vom Kassabuch bis zur Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang und Auswertungen. Praxisnah dargestellt mit vielen Beispielen und Checklisten.
Reinbert Schauer: Rechnungswesen für Nonprofit-Organisationen. Haupt Verlag (3. erweiterte Auflage 2008).
Ergebnisorientiertes Informations- und Steuerungsinstrument für das Management in Verbänden und anderen Nonprofit-Organisationen.
Der Vorstand plant (budgetiert) den Mitteleinsatz für das kommende Jahr zusammen mit der inhaltlichen Planung der Vereinsaktivitäten. Im Budget wird aufgelistet, mit wie vielen Einnahmen gerechnet wird und für welche Bereiche oder Tätigkeiten wie viel Geld eingesetzt werden kann. Je nach Statuten muss das Budget der Mitgliederversammlung zur Kenntnisnahme oder zur Genehmigung vorgelegt werden. Weil das Budget über die Vereinstätigkeit in der Zukunft Auskunft gibt, ist es wichtig, dass die Mitgliederversammlung informiert wird.
Frage
Weil unser Verein etwas stagniert, haben wir im Vorstand Ausgaben für neue Flyer, Webauftritt und eine spezielle Aktion beschlossen und das Budget entsprechend erhöht. Wir sind überzeugt, dass der Verein sich diese ziemlich happigen Mehrausgaben leisten kann, aber wir wissen nicht, ob die Mitglieder das auch so sehen.
Wie gehe ich als Versammlungsleiterin vor, wenn das Budget an der Mitgliederversammlung abgelehnt wird?
Antwort
Da es in Ihrem Verein in der Kompetenz der Mitgliederversammlung liegt, dass Budget zu genehmigen, muss der Vorstand resp. die Versammlungsleiterin sich gut vorbereiten und gut argumentieren. Wichtig ist zudem, dass der ganze Vorstand hinter dem Vorschlag steht, und die Zahlen transparent gemacht werden, so dass die Mitglieder diese nachvollziehen können. Hilfreich ist auch, eine längerfristige Finanzplanung zu präsentieren.
Zum vorgeschlagenen Budget können die Mitglieder Änderungsanträge machen; es geht nicht um alles oder nichts. Falls das Budget gefährdet scheint, kann die Versammlungsleiterin die Mitglieder oder einzelne Votanten auffordern, gezielte Streichungsanträge zu machen oder nötigenfalls selber (verschmerzbare) Reduktionen vorschlagen.
Ansonsten sind die demokratischen Spielregeln des Vereins zu beachten.
Gegenstand des Controllings ist die Beschaffung, Aufbereitung, Analyse und Kommunikation von Daten zur Vorbereitung von Entscheidungen. Es ist ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Oft sind regelmässige Controllingberichte an die subventionsgebende Stelle Bestand von Leistungsvereinbarungen. Darin sind Statistiken über die Inanspruchnahme der Dienstleistung ebenso enthalten wie Budgetberichte und deren Interpretation.
Frage
Unser Chor hat für das anstehende Jubiläum die Herausgabe einer Broschüre geplant und dafür von der Mitgliederversammlung 500 Franken bewilligen lassen. Nun stellt sich aber heraus, dass die Kosten völlig unterschätzt wurden. Müssen wir die Mitglieder nochmals über einen höheren Betrag abstimmen lassen?
Antwort
Mit einer erneuten Abstimmung an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung ist der Vorstand auf der sicheren Seite. Ob die ordentliche Mitgliederversammlung bei der Präsentation der Rechnung eine entsprechende Kostenüberschreitung goutieren würde, können Sie selber besser beurteilen. So der so, der Vorstand ist gut beraten, die Mitglieder rechtzeitig und transparent zu informieren.
Kommt der Verein in finanzielle Schwierigkeiten, weil die Mittel knapp werden und die budgetierten Ausgaben grösser sind als die erwarteten Einnahmen, und stehen keine anderen Mittel zur Verfügung, so muss der Verein saniert werden. Das Budget muss angepasst und/oder neue Mittel müssen erschlossen werden. Die Sanierung kann über Sparmassnahmen oder über die Gewinnung von zusätzlichen Mitteln erfolgen.
Die Bilanz gibt Auskunft über sämtliche Vermögenswerte (Aktiven) und die Schulden (Passiven) des Vereins und damit auch darüber, ob das Vereinsjahr mit Gewinn oder Verlust abgeschlossen wurde. Die Schlussbilanz wird per Stichdatum Ende Vereinsjahr erstellt.
Die Erfolgsrechnung stellt Aufwand und Ertrag detailliert dar und ermöglicht einen Vergleich mit dem Budget. Aus der Erfolgsrechnung geht hervor, ob der Verein im Geschäftsjahr (oder während einer bestimmten Geschäftsperiode) Gewinn oder Verlust verzeichnet.
Der Jahresabschluss wird per Ende Vereinsjahr erstellt. Er beinhaltet die Erfolgsrechnung und die Bilanz. Falls gesetzlich oder statutarisch vorgesehen, werden Buchhaltung und Jahresabschluss vor der Mitgliederversammlung der Revisionsstelle zur Kontrolle vorgelegt. Zusammen mit dem Jahresbericht (Geschäftsbericht) muss der Jahresabschluss der Mitgliederversammlung zur Genehmigung unterbreitet werden. Diese Genehmigung führt zur Entlastung des Vorstands (Decharge).
Die Jahresrechnung bildet die finanzielle Seite des Vereinslebens ab. Sie gibt Auskunft über Gewinn oder Verlust und aus ihr geht hervor, wie viel Geld eingenommen und wofür es verwendet wurde. Der Vorstand muss die Jahresrechnung der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorlegen.
Der Rechenschaftsbericht (auch Berichterstattung oder Reporting genannt) hilft einem übergeordneten Gremium, die Situation einzuschätzen und für die Zukunft Vorkehrungen zu treffen. Der Vorstand legt gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab. Er tut dies mit dem Jahresbericht und der Jahresrechnung. Die Geschäftsstelle oder die Arbeitsgruppen berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht hat immer eine inhaltliche und eine finanzielle Komponente. Zusammen mit der Kontrolle bildet er die Grundlage für die Wahrnehmung der Verantwortung der übergeordneten Stelle. So legt z.B. der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft über seine Tätigkeiten im vergangenen Jahr ab (Jahresbericht und Jahresrechnung). Oder die Geschäftsstelle berichtet dem Vorstand regelmässig. Der Rechenschaftsbericht erfolgt mündlich oder schriftlich.
Frage
Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?
Antwort
Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."
Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.
Frage
Muss das Vereinsjahr immer das Kalenderjahr sein?
Antwort
Grundsätzlich: nein. Die Mehrheit aller Vereine dürfte ihre Aktivitäten dennoch nach dem Kalenderjahr ausrichten, wodurch sich eine sinnvolle Übereinstimmung ergibt. Anderseits planen Vereine, die sich z.B. im Bildungsbereich oder in der Kinderbetreuung engagieren, ihre Aktivitäten eher nach dem Schuljahr oder semesterweise. Hier macht es Sinn, wenn das Vereinsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Ein gewisser Mehraufwand fällt unter Umständen dadurch an, dass ein Teil der administrativen Arbeiten (Versicherungen, Steuern usw.) aus gesetzlichen Gründen immer auch mit Stichtag 31. Dezember erfolgen muss.
Die Person im Vorstand, die sich mit den Finanzen und der Rechnungsführung befasst, wird Kassierin, Kassier genannt. Eine andere Bezeichnung für dieses Ressort ist Quästorat. Auch wenn es ein Kassieramt gibt, trägt der gesamte Vorstand die Verantwortung für die Finanzen mit. In kleineren Vereinen gehört zum Kassieramt oft auch das Führen der Buchhaltung.
Quästorin, Quästor ist die in der Schweiz einst gebräuchliche Bezeichnung für das Vorstandsamt Kassierin, Kassier.
Die Unterschlagung ist ein unrechtmässiges Verhalten und steht unter Strafe. Eine Unterschlagung begeht, wer eine Sache oder einen Vermögenswert findet und für sich behält, ohne dazu berechtigt zu sein. Etwas anderes ist die Veruntreuung, die ebenfalls strafbar ist: Wer sich einen ihm anvertrauten Vermögenswert aneignet, begeht eine Veruntreuung. Darunter fällt der unerlaubte Griff in die Kasse.
Damit der Verein seine Inhalte pflegen und den Zweck erfüllen kann, braucht er Geld. Die Mittel des Vereins setzen sich zusammen aus den Mitgliederbeiträgen, Spenden, Subventionen, Einkünften aus Verkäufen und Dienstleistungen sowie weiteren Quellen. Gibt der Verein seine laufenden Einkünfte nicht aus, bildet er ein Vermögen. Die Vereinsfinanzen müssen sorgfältig und kompetent verwaltet werden. Dafür sind der Vorstand und das Finanzressort zuständig. Die Rechnung muss korrekt geführt (Kassieramt, Quästorin) und in der Vereinsversammlung zur Genehmigung vorgelegt werden. Die Finanzplanung und Budgetierung ist eine wichtige Aufgabe des Vorstands (Strategie). Er muss für die Mittelbeschaffung und die Kontrolle der Mittelverwendung sorgen und der Mitgliederversammlung darüber Rechenschaft ablegen.
Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Konten eines Vereins. Vereine geniessen eine gewisse Freiheit in der Wahl eines passenden Kontenplans. Sie können ihre Konten so wählen, wie es für den Verein am meisten Sinn macht. Dabei ist wichtig, dass für die Mitglieder und den Vorstand klar ist, wofür Geld ausgegeben wurde, woher das Geld kommt und wie der aktuelle Stand der Vermögensteile und Verbindlichkeiten. Die Konti der Bilanz, d.h. die Aktiven und die Passiven, richten sich nach den effektiven Vermögensteilen und Schulden, die ein Verein hat. Das heisst konkret: wenn ein Verein ein Bankkonto hat, muss er auch das Konto „Bank“ im Kontenplan führen oder wenn der Verein ein Darlehen hat, muss er auch dieses Konto im Kontenplan führen. Im Bereich der Konti der Erfolgsrechnung, d.h. Ertrag und Aufwand, ist der Verein frei, welche Konti er führen will. Der Vorstand muss sich überlegen, welche Aussagen er aus der Buchhaltung gewinnen will. Dabei ist die Verhältnismässigkeit wichtig: relevante Aussagen sind nur möglich, wenn die Einzelpositionen weder zu klein noch zu gross sind (ein Konto zu führen, das am Schluss einen Saldo von Fr. 15.20 ausweist, macht wenig Sinn). Grundsätzlich ist zu raten, dass nicht zu viele Konti in der Erfolgsrechnung geführt werden, da sonst die Gefahr von Fehlbuchungen besteht, bzw. dass gleiche Vorkommnisse auf unterschiedliche Konti gebucht werden – und dies verfälscht die Aussage. Verschiedene Buchhaltungsprogramme bieten Vorlagen für Vereinsbuchhaltungen, dabei müssen nur diejenigen Konti übernommen werden, die für den Verein Sinn machen.
Frage
Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?
Antwort
Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.
Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.
Innerhalb von Organisationen werden Aufgaben an verschiedene Stellen oder Personen verteilt. Entweder werden von vorgesetzten Stellen ausdrücklich Aufträge erteilt, oder der Handlungsauftrag ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, der Kompetenzregelung, dem Ressort, dem Vorstandsreglement oder einer anderen Organisationsgrundlage. Die Auftragsklärung ist eine wichtige Aufgabe der Führung. Unklare Aufträge führen zu schlechten Ergebnissen und häufig zu Konflikten. Ein Auftrag ist auch eine Vertragsart des Obligationenrechts (OR).
Für sich wiederholende Abläufe und Tätigkeiten, z. B. die Planung und Durchführung der Jahresversammlung, des Jahresberichts oder einer Sitzung, sind Checklisten hilfreiche Arbeitsinstrumente. Sind sie einmal erstellt, können sie immer wieder verwendet und angepasst werden.
Delegieren heisst, eine Aufgabe von einer anderen Person oder einer Gruppe ausführen lassen. Ein Vorstand kann zum Beispiel Aufgaben an Arbeitsgruppen, an einzelne Mitglieder des Vereins oder an eine Geschäftsstelle delegieren. Mit den Aufgaben sollen auch die entsprechenden Befugnisse (Kompetenzen) und die Verantwortung dafür delegiert werden, auch wenn die Gesamt- oder Letztverantwortung beim Vorstand bleibt.
Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.
Wo sich mehrere Menschen zusammenschliessen, um gemeinsam etwas zu erreichen, ist es hilfreich, ihre Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären. Das kann mit einer Funktionsbeschreibung, einem Zuständigkeitsreglement oder einem Pflichtenheft geschehen. Darin wird definiert, wie die entsprechende Funktion heisst, welchem Gremium oder Bereich die damit betraute Person angehört, welches ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind und wem sie über ihre Arbeit zu berichten hat, d. h., wer die vorgesetzte Stelle ist. In einem Funktionendiagramm sind alle in der Organisation vorhandenen Funktionen aufgeführt
Mit der Geschäftsordnung gibt sich der Vorstand ein Reglement, das seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, der Ressorts und des Gesamtvorstands definiert. Die Geschäftsordnung kann je nach Statuten auch von der Mitgliederversammlung erlassen werden.
Die Get it Done Session ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich trifft, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen. Vor der Get it Done Session werden Aufgaben gesammelt und der zeitliche Rahmen festgehalten. Mögliche Aufgaben für eine Get it Done Session mit dem Vorstand könnten sein, ein Budget erstellen, einen Versand erledigen, ein Archiv aufräumen, Social Media Kampagne planen usw. Eine Get it Done Session kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer 2 Stunden oder länger.
Kanban ist eine einfache (japanische) Planungsmethode, die die Erledigung von Arbeiten und die Zusammenarbeit erleichtert. Kanban macht einzelne Schritte und Aufgaben sichtbar und hilft, Missverständnissen vorzubeugen und keine Aufgaben «zu vergessen». Für Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen analogen oder digitalen Board, auf dem jede Arbeit auf einem Post-it erfasst ist, welches dann im Lauf des Arbeitens links (to do) nach rechts (done) bewegt wird.
Gemeint ist die Zuständigkeitsverteilung zwischen Mitgliederversammlung und Vorstand sowie zwischen Vorstand und Geschäftsstelle oder Betrieb. Auch für Ressorts im Vorstand, ist es sinnvoll, neben Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die Entscheidungsbefugnisse zu beschreiben. Dazu gehören die Beschreibung der Tätigkeiten und die Berechtigung, Geld in einem bestimmten Betrag zu verwenden, sowie die Verpflichtung, den Vorstand darüber zu orientieren (Berichterstattung). Die Kompetenzordnung kann in einem Reglement festgehalten werden. Die Verantwortung für die Tätigkeiten in den einzelnen Ressorts liegt immer auch beim Gesamtvorstand.
Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch. Es gibt also keine Verlierer/innen. Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.
Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.
Frage
Wer ist Königin, wer König im Verein?
Antwort
Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.
Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.
Das Organigramm zeigt auf, wer in welcher Position und Funktion für den Verein tätig ist. Es macht die Unterstellungsverhältnisse und die Bereichszugehörigkeiten sowie die Beziehungen unter den Organisationseinheiten grafisch sichtbar.
Der Vorstand ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Dazu gehört auch eine zweckmässige Struktur und Organisation für die Bewältigung der Vereinsaufgaben. Viele Vereine richten ein Sekretariat oder eine Geschäftsstelle ein, sofern die Mittel es erlauben und die Geschäftslast im Vorstandsamt nicht zu bewältigen ist. Grossvereine schaffen Untereinheiten mit unterschiedlich ausgeprägten Kompetenzen. Es gibt Verbände mit Sektionen auf lokaler und/oder kantonaler Ebene und einem Dachverband auf Bundesebene.
Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen. Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).
Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.
Der Vorstand kann für die Organisation seiner Geschäftsführung oder für die Geschäftsstelle Reglemente erlassen und nach Bedarf anpassen. Die Reglemente dürfen den Statuten nicht widersprechen.
Die Retrospektive ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich nach Abschluss eines (Teil)-Projekts für einen kurzen Rückblick trifft. Im Zentrum steht ein Austausch darüber, wie es gelaufen ist, was man gelernt hat und für das nächste Projekt anpassen will. Eine Retrospektive kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer mindestens eine Stunde.
Social Media (Soziale Medien) bezeichnen digitale Medien und Technologien, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu erstellen. Die zurzeit bekannteste Social Media-Plattform ist Facebook. Dazu gehören aber auch Dienste wie google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsapp.
Der Vorstand kann sich für die Organisation seiner Vorstandsarbeit eine Verfahrensordnung geben oder ein Geschäftsreglement. Diese regeln und erleichtern die Zusammenarbeit. Verfahrensordnungen oder Reglemente können für sämtliche Gremien oder Organe des Vereins erstellt werden.
Der Vorstand entscheidet in der Regel mit einfachem Mehr der anwesenden Vorstandsmitglieder. Für ganz wichtige Entscheidungen können die Vorstandsmitglieder das Konsensprinzip (Einstimmigkeit) anwenden. Im Vorstandsreglement oder in den Statuten kann festgehalten werden, was bei Stimmengleichheit geschieht oder was passiert, wenn nur ein Teil der Vorstandsmitglieder anwesend ist. In der Regel hat die Präsidentin, der Präsident bei Stimmengleichheit den Stichentscheid.
Vorstandsmitglieder arbeiten oft viel und unentgelltlich. Es ist daher wichtig, nicht nur die Mitglieder, sondern auch den Vorstand zu pflegen. Eine gute Sitzungs- und Anerkennungskultur kann unterstützend und motivierend sein.
Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet. In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert. An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.
Vorstandsbeschlüsse können an einer Sitzung gefasst werden oder in Form eines Zirkularbeschlusses, bei dem alle Vorstandsmitglieder mit ihrer Unterschrift Zustimmung oder Ablehnung ausdrücken. Im Zeitalter der E-Mails wird die Unterschrift durch einen zustimmenden oder ablehnenden Satz oder entsprechende Kreuze ersetzt. Verlangt ein Vorstandsmitglied eine mündliche Diskussion, so muss diese gewährt werden. Zirkularbeschlüsse sind nur gültig, wenn die Statuten dies erlauben.
Zusammenarbeit heisst, Dinge zusammen zu machen: etwas erledigen, erreichen, bewirken. Jede Zusammenarbeit wird durch drei «Faktoren» bestimmt: Die einzelnen Individuen (ICH), die Gruppe (WIR) und das Thema, an welchem gearbeitet wird. In einer guten Zusammen-arbeit halten sich die drei Faktoren die Waage, keiner kommt zu kurz.
Es ist sehr hilfreich, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist, d. h., wenn es eine klare Kompetenzregelung gibt. Das bewährt sich nicht nur für die Aufgabenverteilung im Vorstand und bei den Ressorts, sondern auch zwischen dem Vorstand und der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder dem Betrieb. Eine klare Kompetenzordnung beugt Konflikten vor.